Hilfe-Center
Wie können wir helfen?
248 kurze Anleitungen zu immoflow: Schritt für Schritt, mit dem Weg in der Anwendung und den Sonderfällen aus dem Vermieteralltag.
Wenn etwas nicht klappt
Fehlermeldungen und Sperren: was sie bedeuten und wie es weitergeht.
- Import meldet 0 Fehler, aber Objekte fehlen
- Import: PLZ ungültig oder Straße fehlt
- Import: Mietbeginn oder Kaltmiete fehlt
- Import: „Datei nicht übernommen“
- Eigenen Export wieder einlesen: was fehlt?
- Umsätze importiert, aber ohne Objekt
- Import: Betrag ungültig oder Datum fehlt
- Importierte Umsätze fehlen unter Umsätze
- Kontoauszug als Excel wird abgelehnt
- Kontoauszug: Datei beschädigt oder zu groß
- Auszug: Umsätze passen nicht zum Saldo
- Kontoauszug: Zeilen werden übersprungen
- Warum ist die Abrechnung gesperrt?
- NK: „Summenkontrolle stimmt nicht“
- NK: Verbrauchswerte fehlen
- Heizung: Aufteilung auf Warmwasser fehlt
- NK: Position lässt sich nicht verteilen
- NK: „keine Betriebskostenart“ bei einer Position
- NK: „Berechnung hat sich geändert“
- NK: Abrechnung lässt sich nicht versenden
- NK: „Vorauszahlungen klären“ vor PDF und Versand
- Beleg erkannt, aber nicht in der Abrechnung
- Beleg: „Nicht automatisch ausgelesen“
- KI-Import: Übernahme fehlgeschlagen
- KI-Import: Kontingent aufgebraucht
- Zählerstand ist kleiner als der vorige
- Zähler: Maßeinheit unbekannt oder unpassend
- Warum bekommt ein Posten keine Erinnerung?
- Miete bezahlt markiert, Kontoauszug kommt später
- Kaution: „schon eine Kaution erfasst“
- Kaution: Beträge werden nicht akzeptiert
- E-Rechnung: „Pflichtangaben fehlen“
- Anmeldung fehlgeschlagen: was tun?
- Link zum Zurücksetzen ist abgelaufen
- Zwei-Faktor-Code wird nicht akzeptiert
- Einladung ist abgelaufen oder ungültig
- „Dafür fehlen Ihnen die Rechte“
- „Ihre Anmeldung ist abgelaufen“
- Fehlermeldungen beim Speichern: was tun?
- Brief per E-Mail: unklar, ob er versendet wurde
Erste Schritte
Konto einrichten, Objekte, Mieter und Kontakte anlegen.
- immoflow einrichten: die ersten drei Schritte
- Objekt mit Einheiten anlegen
- Mieter und Mietverhältnis anlegen
- Kontakte pflegen und doppelte zusammenführen
- Dokumente hochladen und zuordnen
- Brief und Serienbrief an Mieter schreiben
- Objekte und Mieter aus Excel importieren
- Live-Demo ohne Anmeldung ansehen
- Mit Beispieldaten ausprobieren
- Von Excel zu immoflow umziehen
- Von anderer Software umziehen
- Mitten im Jahr starten oder übernehmen
- Einheit ändern: Name, Typ, Fläche
- Objekt archivieren oder löschen
- Gewerbeeinheit anlegen
- Stellplatz oder Garage anlegen
- Selbst genutzte Einheit erfassen
- Objekt verkauft: so gehen Sie vor
- Dienstleister als Kontakt anlegen
- Dienstleister filtern, bewerten, bevorzugen
- Aufträge eines Dienstleisters erfassen
- Verträge mit Dienstleistern erfassen
- Doppelten Dienstleister zusammenführen
- Alle Funktionen finden und anheften
- Suche und Tastenkürzel nutzen
- Hilfe in der App: Menü, Tour, Feedback
- Brief versendet? Status und Verlauf
- Platzhalter in Briefen und Vorlagen
- Mitgelieferte Briefvorlagen im Überblick
Bank und Zuordnung
Kontoauszüge importieren, Zahlungen zuordnen, Regeln.
- Bankkonto anlegen
- Kontoauszug importieren (CSV, CAMT, MT940)
- Kontoauszug-Export: welche Datei bei welcher Bank
- Zahlungen zuordnen: Vorschläge bestätigen
- Umsätze nicht zuordnen (privat, nicht relevant)
- Regeln für wiederkehrende Zahlungen
- Kontoauszug als PDF importieren
- Umsätze aus Excel importieren
- Umsatz von Hand erfassen
- Falsche Datei importiert: löschen
- Doppelte Umsätze vermeiden
- Sammelzahlung aufteilen
- Miete von Jobcenter oder Dritten
- Automatische Zuordnung ausschalten
- Zuordnung zurücknehmen
- „Warum nicht zugeordnet?“ verstehen
- Rücklastschrift buchen
- Mehrere Bankkonten verwalten
- Umbuchung zwischen eigenen Konten
Mieten und Mahnungen
Offene Posten, Zahlungstag, Mahnsperre, Teilzahlung.
- Offene Posten und Mieten des Monats
- Zahlungstag je Mietverhältnis festlegen
- Mahnsperre setzen: „Nicht erinnern bis …“
- Teilzahlung und Restbetrag
- Zahlungserinnerung und Mahnung schreiben
- Mieteingangsbericht per E-Mail
- Miete ändern: ab wann sie gilt
- Überzahlung: Mieter hat zu viel gezahlt
- Mietminderung erfassen
- Ratenzahlung für einen Mietrückstand
- Mahnstufen einstellen: Tage, Gebühr, Zins
- Verzugszinsen und Mahngebühr in der Mahnung
Nebenkostenabrechnung
Ablauf, Umlageschlüssel, Heizkosten, WEG, CO2, Leerstand, Korrektur.
- Nebenkostenabrechnung erstellen: der Ablauf
- Umlageschlüssel wählen
- Heizkosten vom Messdienst übernehmen
- WEG-Hausgeldabrechnung übernehmen
- CO2-Kosten aufteilen (CO2KostAufG)
- Leerstand in der Nebenkostenabrechnung
- Mieterwechsel in der Nebenkostenabrechnung
- Vorauszahlungen nach der Abrechnung anpassen
- Nebenkostenabrechnung versenden
- Abrechnung korrigieren, Einwendungen erfassen
- Belege in die Nebenkostenabrechnung übernehmen
- Heizöl und Pellets nach Bestand abrechnen
- Etagenheizung mit Gas abrechnen
- Zähler richtig anlegen
- Doppelte Kosten in der Abrechnung finden
- Messdienst: CO2-Anteil und Wechselgebühr
- Wartungskosten richtig zuordnen
- Nicht umlagefähigen Anteil abziehen
- Abrechnungsfrist im Blick behalten
- Einwendungen und Belegeinsicht
- Nachzahlung und Guthaben buchen
- Haus mit Gewerbe abrechnen
- Haushaltsnahe Leistungen ausweisen
- Personenschlüssel richtig einstellen
- Miteigentumsanteile als Schlüssel
- Abgeschlossene Abrechnung wieder öffnen
- Mit dem Vorjahr vergleichen
- So liest der Mieter die Abrechnung
- Belege im Mieter-Link freigeben
Mietverhältnis und Mieterwechsel
Indexmiete, Kaution, Kündigung und Mieterwechsel-Fahrplan.
- Mieterwechsel-Fahrplan: Kündigung bis Einzug
- Indexmiete erhöhen mit dem Verbraucherpreisindex
- Staffelmiete und Mieterhöhung planen
- Kaution erfassen und verwalten
- Kaution abrechnen und zurückzahlen
- E-Rechnung für Gewerbemieter
- Hinweis „Erhöhung jetzt möglich“ verstehen
- Mietverhältnis beenden: Kündigung, Mietende
- Auszug mitten im Monat
- Früheren Mieter nachtragen
- Leerstand nachtragen
- Mehrere Mieter in einem Vertrag
- Kaution in Raten zahlen lassen
- Kaution als Bürgschaft oder Versicherung
- Übergabeprotokoll bei Ein- und Auszug
- Zählerstände erfassen
- Gewerbemiete mit Umsatzsteuer
- E-Rechnung stornieren und neu erstellen
- Mieterhöhung nach Modernisierung schätzen
- Wohnungsgeberbestätigung erstellen
- Mietbescheinigung und Mietschuldenfreiheit
Belege und Steuer
Belege per Foto und E-Mail, DATEV-Export, Anlage V.
- Belege per Foto oder PDF erfassen
- Belege und Dokumente per E-Mail senden
- DATEV-Export für die Steuerberatung (SKR03/SKR04)
- Anlage V: Einnahmen und Werbungskosten je Objekt
- Jahres-Check vor Steuer und Abrechnung
- Ein PDF mit mehreren Rechnungen
- iPhone-Fotos als JPG hochladen
- Beleg am Handy Schritt für Schritt erfassen
- Rechnung auf mehrere Objekte aufteilen
- Umsatzsteuer-Übersicht für Gewerbe
- Belegpaket für die Steuerberatung
- AfA und Schuldzinsen erfassen
- Eigentümerbericht erstellen
- Unterlagen für die Bank als PDF
- Rendite je Objekt auswerten
- Investitionsrechner: Lohnt sich die Renovierung?
- Finanzübersicht: Einnahmen, Ausgaben, Ergebnis
- Kategorie und Steuerkategorie eines Umsatzes
- Erweiterte Finanzen: Budgets, Darlehen, Prognosen
- DATEV: Konten je Kategorie anpassen
- DATEV-Export prüfen: Vorschau und Hinweise
Vermietung und Mieter-Service
Selbstauskunft von Interessenten, QR-Schadensmeldung.
- Selbstauskunft von Mietinteressenten einholen
- Schadensmeldung per QR-Aushang
- Mietinteressenten von Anfrage bis Mietvertrag
- Schlüssel ausgeben und zurücknehmen
- Mieter-Link: Abrechnung und Zählerstände
- Schaden bearbeiten bis zur Behebung
- Wartung und Prüfungen planen
- Fristenkalender und Aufgaben nutzen
- Versicherungen erfassen, Fristen im Blick
- Angebot für die Gebäudeversicherung anfragen
- Dienstleister in Wartung und Schaden wählen
- Checkliste starten und abhaken
- Eigene Vorlage für Checklisten anlegen
- Pflichtnachweise erfassen: Rauchmelder & Co.
- Nachweis erneuern, Verlauf behalten
- Energieausweis erfassen und Ablauf sehen
- Garantien und Gewährleistung im Blick
- Inventar einer Wohnung erfassen
- Inventar bei Ein- und Auszug prüfen
- Modernisierung planen und Kosten verfolgen
- Versicherungsprämien planen und buchen
- Energieverbrauch erfassen und vergleichen
- Leerstand und entgangene Miete auswerten
- Inserat und Exposé für eine Wohnung
- Besichtigungstermine planen
- Mieter-Link: Was Ihr Mieter sieht
- Zählerstände vom Mieter übernehmen
- Hilfe für Mieter: Ihr Mieter-Link
- Schäden aus dem Mieter-Link bearbeiten
WEG-Verwaltung
Eigentümer, Hausgeld, Wirtschaftsplan, Rücklagen, Versammlungen und Jahresabrechnung.
- WEG-Verwaltung für ein Objekt einschalten
- Anteile und Eigentümer erfassen
- Eigentümerliste aus Excel, CSV oder PDF laden
- Hausgeld berechnen und Hausgeld-Soll erzeugen
- Eröffnung bei Übernahme einer Gemeinschaft
- Geldrechnung der WEG aus den Umsätzen
- Rücklagenkonto in die Rücklage übernehmen
- Sammeleinzug nach Einzugsliste aufteilen
- Wirtschaftsplan der Gemeinschaft anlegen
- Wirtschaftsplan-Positionen importieren
- Jahresabrechnung der Gemeinschaft
- Heizkosten nach Heizkostenverordnung verteilen
- Eigentümerversammlung planen und protokollieren
- Erhaltungsrücklage führen
- Was die WEG-Verwaltung heute kann
- SEV je Wohnung kennzeichnen
- Nebenkosten der SEV-Wohnung vorbefüllen
- SEV: Warum das Vorbefüllen gesperrt ist
- SEV: Hinweise auf der Karte prüfen
- SEV: Was der Mieter im Brief sieht
- Eigentümerwechsel mitten im Jahr
- Sonderumlage auf die Einheiten verteilen
- Hausgeld-Rückstand eines Eigentümers mahnen
- Beschluss-Sammlung der WEG führen
Team, Sicherheit und Daten
Rollen, Zwei-Faktor-Anmeldung, API, Datenschutz.
- Team einladen und Rollen vergeben
- Zwei-Faktor-Anmeldung einrichten
- API-Zugang: Daten in eigenen Programmen lesen
- Datenschutz: Export, Löschung und Speicherort
- Alle Daten als ZIP exportieren
- Organisation löschen und zurücknehmen
- Persönliches Konto löschen
- Passwort ändern oder zurücksetzen
- Anmelde-E-Mail-Adresse ändern
- Zwischen Organisationen wechseln
- Einladung senden, erneuern und zurückziehen
- Support kontaktieren und Anfragen verfolgen
- E-Mail-Benachrichtigungen einstellen
- E-Mail-Absender für Briefe einrichten
- Dokumente suchen und filtern
- Briefvorlage anpassen oder neu anlegen
- KI-Import für Verträge und Rechnungen
- Tarif: kostenlos bis 25 Einheiten
- Briefkopf mit Logo und Bankverbindung
- Eigenes Profil und Profilbild bearbeiten
- Abmelden: auf allen Geräten zugleich
- Ideen einreichen und abstimmen
- Was ist neu? Neuigkeiten lesen
- KI-Verbrauch ansehen
Fachbegriffe erklärt das Glossar, einen Überblick über alle Module gibt die Dokumentation.
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