Belege und Steuer
Belege per Foto oder PDF erfassen
Unter Belege fotografieren Sie eine Rechnung oder laden ein PDF hoch. Die KI erkennt Rechnungssteller, Betrag, Objekt und Kostenart; Sie prüfen und bestätigen. Dann ist der Beleg gebucht, abgelegt und für die Nebenkosten bereit.
In immoflow: Buchhaltung › Belege
Schritt für Schritt
Buchhaltung › Belege öffnen.
Rechnung fotografieren (am Handy) oder PDFs in das Feld ziehen. Mehrere auf einmal sind möglich.
Den Vorschlag prüfen: Rechnungssteller, Datum, Betrag, Objekt, Kostenart und Leistungszeitraum.
„Bestätigen & buchen“ wählen. Bei vielen eindeutigen Belegen hilft „Alle sicheren bestätigen“.
Die Zahlung ordnen Sie zu, sobald der Bankumsatz da ist.
Sonderfälle
Rechnung enthält Reparatur und Wartung
Reparaturen sind nicht umlagefähig, Wartung schon. Tragen Sie den nicht umlagefähigen Anteil ein, damit nur der Rest in die Nebenkosten geht.
Rechnung für mehrere Objekte
Beim Übernehmen in die Nebenkostenabrechnung tragen Sie den Anteil des jeweiligen Objekts ein, damit jedes Haus nur seinen Teil trägt.
Handwerkerleistungen für § 35a EStG
Achten Sie darauf, dass Arbeitskosten auf der Rechnung getrennt ausgewiesen sind. Die Nebenkostenabrechnung kann die Angaben für die Steuerermäßigung der Mieter ausweisen.
Schlechtes Foto
Erkennt die KI wenig, fotografieren Sie bei gutem Licht und von oben. Fehlende Werte tragen Sie selbst ein; nichts wird ohne Ihre Bestätigung gebucht.
Lokal lesen (ohne KI)
Wenn Ihre Belegerfassung den Schalter „Lokal lesen (ohne KI)“ zeigt, liest Ihr Browser die Rechnung selbst: Textebene eines PDFs oder Texterkennung bei Scans und Fotos. Die Datei geht an keinen KI-Dienst. Vorgeschlagen werden Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Rechnungssteller, Bruttobetrag, Mehrwertsteuer, IBAN, Leistungszeitraum und eine Kostenart. Das dauert je Scanseite einige Sekunden und ist ungenauer als die KI: Der Beleg landet immer unter „Prüfen“, unsichere Felder sind mit „Bitte prüfen“ markiert. Gebucht wird erst, wenn Sie bestätigen.
Hinweis „Gehört der Beleg zu einem anderen Objekt?“
Passt die Objektadresse auf der Rechnung nicht zum gewählten Objekt, oder gehört die Kundennummer bei diesem Rechnungssteller bisher zu einem anderen Objekt, zeigt immoflow unter dem Feld Objekt einen orangen Hinweis. Das passiert leicht, wenn eine Verwaltung Unterlagen mehrerer Häuser in einem Stapel schickt. Prüfen Sie das Objekt; speichern und buchen können Sie trotzdem.
Hinweis „Preissprung gegenüber Vorjahr“
Beim Prüfen vergleicht immoflow den Beleg mit dem gebuchten Beleg desselben Rechnungsstellers für dasselbe Objekt aus dem Vorjahreszeitraum; gibt es keinen, mit dem Beleg derselben Kostenart. Ist der Betrag um 20 % oder mehr gestiegen, bei Heizung, Warmwasser und Allgemeinstrom um 40 % oder mehr (mit dem Zusatz „witterungsabhängig“), steht über „Bestätigen & buchen“ ein gelber Hinweis, zum Beispiel „+24 % gegenüber 2025 (Grundsteuer: 812 € → 1.007 €)“, mit dem Link „Vorjahresbeleg ansehen“. Bei der Gebäudeversicherung eines eigenen Hauses kommt der Link „Unverbindliches Angebot anfordern“ dazu. Es ist nur ein Hinweis: Sie buchen wie gewohnt. Reparaturen und „Sonstiges“ werden nicht verglichen, monatliche Rechnungen mit demselben Monat des Vorjahres.
Stand: 14.11.2026. Die Hinweise ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung.
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