Betriebs- und Heizkostenabrechnung
Der Assistent von immoflow führt Sie in sieben Schritten zur fertigen Betriebs- und Heizkostenabrechnung: Kosten nach BetrKV erfassen, Umlageschlüssel und Zählerstände anwenden, prüfen, PDF je Mieter versenden und das Ergebnis buchen.
Bis 25 Einheiten dauerhaft kostenlos. Ab der 26. Einheit brauchen Sie den Tarif Professional, den Sie bei uns anfragen. Dann kostet jede Ihrer Einheiten 0,99 € im Monat inklusive MwSt.
Das Problem
Einmal im Jahr sammeln Vermieter Rechnungen für Grundsteuer, Wasser, Müll, Hausmeister und Versicherung, suchen die Zählerstände zusammen, rechnen Wohnflächen und Mietzeiten in Anteile um und tippen alles in eine Tabelle. Zieht ein Mieter im Sommer aus oder steht eine Wohnung leer, beginnen die Sonderfälle. Ein falscher Bezug in einer Formel fällt oft erst auf, wenn ein Mieter nachfragt.
immoflow nimmt Ihnen diese Arbeit ab, ohne Ihnen die Kontrolle zu nehmen. Kosten, die Sie in der Buchhaltung bereits dem Objekt zugeordnet haben, schlägt der Assistent vor. Flächen, Personen und Zählerstände kommen aus den Stammdaten. Mietzeiten und Leerstand ergeben sich aus den Mietverhältnissen. Sie prüfen, ergänzen und entscheiden. immoflow läuft als Online-Programm im Browser, ohne Installation, auf dem Rechner ebenso wie zum Prüfen auf dem Smartphone.
Gerechnet wird mit einem eigenen Rechenkern in ganzen Cent. Er rechnet jeden Anteil exakt und rundet erst am Ende einmal, und eine Kontrollsumme stellt sicher, dass die Anteile aller Mieter und des Vermieters genau die Gesamtkosten ergeben. Jede Rechenregel ist mit ihrer Quelle dokumentiert. Wo die Rechtslage nicht eindeutig ist, sagt die App das offen.
Für wen das gemacht ist
Der Assistent
Jeder Zwischenstand wird automatisch als Entwurf gespeichert. Sie können jederzeit unterbrechen und später weitermachen.
Jeden Schritt im Detail erklärt die Seite Nebenkostenabrechnung erstellen mit dem Assistenten.
Echte Ansichten
Alle Bilder stammen aus der aktuellen Version mit einer Demo-Organisation und erfundenen Zahlen.
Sicherheit im Ergebnis
Bevor eine Abrechnung fertig ist, läuft eine Prüfliste. Fehler stoppen den Abschluss, Warnungen und Hinweise nennen ihre Grundlage. Eine Auswahl:
Verbrauchswert fehlt
Fehler: Abschluss gestoppt, keine stille Verteilung nach Fläche
Grundlage: § 556a Abs. 1 BGB
Leerstand mit Zähler
Eigene Verbrauchszeile, Anteil trägt der Vermieter
Grundlage: § 556a BGB
Warmwasser bei verbundener Anlage ohne Aufteilung
Fehler, bis Wärmemenge oder Betrag laut Messdienst vorliegt
Grundlage: HeizkostenV
Verbrauchsanteil Heizung unter 50 %
Fehler
Grundlage: § 7 HeizkostenV
Zeitraum länger als zwölf Monate
Fehler
Grundlage: § 556 Abs. 3 BGB
Nicht umlagefähige Kosten
Bleiben beim Vermieter, Hinweis in der Prüfung
Grundlage: § 1 Abs. 2 BetrKV
Gewerbe mit Option ohne Umsatzsteuer je Buchung
Fehler, stoppt den Abschluss
Grundlage: § 9 Abs. 1 UStG
Summe der Anteile weicht von den Gesamtkosten ab
Fehler (Kontrollsumme)
Grundlage: Regel von immoflow
Große Differenz zwischen Haupt- und Unterzählern
Warnung mit Differenz
Grundlage: Regel von immoflow
Differenzzähler ergibt einen negativen Rest
Fehler mit Rechenweg
Grundlage: § 556a Abs. 1 BGB
Zugang knapp vor Fristende
Warnung mit Datum
Grundlage: § 556 Abs. 3 BGB
In der App nennen Fehler, Warnungen und Hinweise jeweils ihre Rechtsquelle, etwa die BetrKV, die HeizkostenV oder das BGB.
„Im Zweifel nachfragen“ heißt: Diese Regel lassen wir gerade von Fachleuten bestätigen. In der App trägt sie diesen Hinweis, damit Sie den Punkt vor dem Versand selbst kontrollieren.
Rechtsgrundlagen
Drei Grundregeln, nach denen immoflow rechnet, mit Quelle zum Nachlesen.
Umlegen dürfen Sie nur Betriebskosten, die im Mietvertrag vereinbart sind und zum Katalog der Betriebskostenverordnung gehören.
In immoflow: Je Mietverhältnis ist hinterlegt, welche Kostenarten vereinbart sind; nicht vereinbarte trägt der Vermieter.
Quelle: § 556 Abs. 1 BGB, § 2 BetrKV (öffnet gesetze-im-internet.de)
Ohne abweichende Vereinbarung werden Betriebskosten nach dem Anteil der Wohnfläche verteilt; erfasster Verbrauch wird nach Verbrauch verteilt.
Nach einer Abrechnung dürfen die Vorauszahlungen auf eine angemessene Höhe angepasst werden.
In immoflow: immoflow schlägt neue Vorauszahlungen aus dem Ergebnis vor; die Formel ist eine Festlegung von immoflow.
Alle Rechenregeln mit Quelle stehen auf der Seite zum Nebenkosten-Assistenten, zusammen mit der Heizkostenabrechnung nach HeizkostenV.
Die Hinweise erklären, wie immoflow rechnet, und ersetzen keine Rechtsberatung. Verbindlich ist Ihr Mietvertrag und die geltende Rechtslage.
Welche Kostenarten im Einzelnen umlagefähig sind, zeigt unser Ratgeber Umlagefähige Nebenkosten. Die Begriffe Betriebskosten und Umlageschlüssel erklärt das Glossar.
Heizkostenverordnung
Heiz- und Warmwasserkosten verteilt immoflow nach der Heizkostenverordnung: einen Teil nach Wohnfläche als Grundkosten, den Rest nach dem erfassten Verbrauch. Den Anteil stellen Sie zwischen 50 und 70 Prozent ein. Bei einer verbundenen Anlage teilt der Assistent die Kosten auf Heizung und Warmwasser auf, entweder über die Wärmemenge oder über den Warmwasserbetrag laut Messdienst.
Fehlt ein Verbrauchswert, etwa weil ein Zähler ausgefallen ist, kennzeichnen Sie einen geschätzten Wert als Schätzung. Das PDF weist die Schätzung aus. Wird ein großer Teil der Fläche geschätzt, verteilt immoflow nach Fläche und sagt es Ihnen.
Die CO2-Kosten des Brennstoffs teilt immoflow nach dem Stufenmodell auf Vermieter und Mieter auf und zeigt im PDF Ausstoß je Quadratmeter, Stufe und Anteile. Die Angaben nach § 6a HeizkostenV übernehmen Sie aus der Messdienst-Abrechnung.
Warum das wichtig ist
Das Ergebnis
Je Mieter entsteht ein PDF aus Anschreiben und Abrechnung. So sieht eine Beispiel-Abrechnung der Demo-Organisation aus.
Auf Wunsch weist die Abrechnung die Anteile für haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen nach § 35a EStG aus, als Bescheinigung auf einem eigenen Blatt am Ende. Die App weist darauf hin, diese Angabe zu prüfen. Das Anschreiben kommt aus dem Bereich Briefe und lässt sich dort anpassen.
Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Danach sind Nachforderungen ausgeschlossen, außer der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten.
In immoflow: Die Fristampel erinnert ab drei Monaten vor Fristende.
Quelle: § 556 Abs. 3 Satz 2 und 3 BGB (öffnet gesetze-im-internet.de)
Fristen und Zugang
Schon in Schritt 1 nennt immoflow das Datum, bis zu dem die Abrechnung beim Mieter zugegangen sein muss. Die Übersicht zeigt eine Fristampel, ab drei Monaten vor Fristende gilt eine Abrechnung als fällig.
Für die Frist zählt der Zugang beim Mieter, nicht das Datum auf der Abrechnung. Bei E-Mail gilt das Versanddatum als Zugang, bei Post vier Werktage nach Versand. Beides sind Annahmen von immoflow, Sie können das Datum ändern. Nachweisbar ist der Zugang durch Bote oder Einwurf-Einschreiben.
Der Abrechnungszeitraum darf höchstens zwölf Monate umfassen.
Quelle: § 556 Abs. 3 Satz 1 BGB (öffnet gesetze-im-internet.de)
Gemischt genutzte Häuser rechnen Sie in einer Abrechnung ab. Für Gewerbemieter mit Umsatzsteueroption verlangt der Assistent je Buchung die enthaltene Umsatzsteuer; 0 € ist eine gültige Angabe, etwa bei der Grundsteuer. Das PDF für diese Mieter ist als Rechnung aufgebaut, mit netto, Umsatzsteuer und brutto, Rechnungsnummer, Leistungszeitraum sowie Steuernummer oder USt-IdNr. aus Ihrem Briefkopf.
Die Abrechnung von Gewerbeeinheiten stimmen Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung ab.
Vergleich
Was sich ändert, wenn Sie nicht mehr in einer Tabelle abrechnen.
Erste Abrechnung
Kosten aus dem Kontoauszug
Rechnungen erfassen
Heizkosten doppelt erfasst
Mieterwechsel und Leerstand
Heizkosten nach HeizkostenV
CO2-Aufteilung nach Stufen
Kontrollsumme und Prüfliste
PDF je Mieter mit Anschreiben
Versand und Zugangsdatum
Nachzahlungen als offene Posten
Neue Vorauszahlungen übernehmen
Wohnung ohne eigenen Zähler
Nächstes Jahr
Neu: Bei der ersten Abrechnung eines Hauses führen Startfragen zu einer Liste der Unterlagen, die Sie brauchen, und der Assistent kennt viele Sonderfälle, vom nicht umlagefähigen Anteil einer Rechnung über den Vorwegabzug für Gewerbe bis zur Verrechnung eines Guthabens. Im zweiten Jahr legt „Wie letztes Jahr“ die Abrechnung mit den Einstellungen des Vorjahres an und zeigt, was sich geändert hat. Alle Details stehen in der Anleitung zum Nebenkosten-Assistenten; Rechnungen erfassen Sie am schnellsten mit Belege per KI erfassen.
Preis
Die Nebenkostenabrechnung ist Teil des kostenlosen Tarifs. Sie zahlen nicht pro Abrechnung.
0 €dauerhaft
Ohne Kreditkarte, ohne zeitliche Begrenzung.
0,99 €pro Einheit / Monat
Ab 26 Einheiten, abgerechnet werden dann alle Einheiten. Anfrage in der Software oder über das Kontaktformular, die Rechnung schicken wir Ihnen per E-Mail. Monatlich kündbar.
Bis 25 Einheiten dauerhaft kostenlos. Ab der 26. Einheit brauchen Sie den Tarif Professional, den Sie bei uns anfragen. Dann kostet jede Ihrer Einheiten 0,99 € im Monat inklusive MwSt. Monatlich kündbar, keine Einrichtungsgebühr.
Alle Details und den Preisrechner finden Sie auf der Seite mit den Preisen.
FAQ
Weitere Antworten: Messdienst, Zähler und Korrektur: AnleitungFrist der Nebenkostenabrechnung
Ratgeber und Funktionen rund um die Nebenkostenabrechnung.
Die Nebenkostenabrechnung in immoflow ist im kostenlosen Tarif enthalten. Möchten Sie sie nicht selbst erstellen, übernimmt unser Team das als zusätzlichen, freiwilligen Service. Fragen Sie unverbindlich ein Angebot an.
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Bis 25 Einheiten dauerhaft kostenlos, ohne Kreditkarte.
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