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Kommunikation & Kontakte

Kommunikation und Kontakte

Mieter, Eigentümer und Dienstleister an einer Stelle, und jede Nachricht nachvollziehbar: Briefe und E-Mails schreiben Sie aus Vorlagen, versenden sie aus immoflow und finden sie später im Verlauf und in Dokumente wieder.

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Bis 25 Einheiten dauerhaft kostenlos. Ab der 26. Einheit brauchen Sie den Tarif Professional, den Sie bei uns anfragen. Dann kostet jede Ihrer Einheiten 0,99 € im Monat inklusive MwSt.

  • Briefe und E-Mails aus Vorlagen
  • Serienbrief an alle Mieter
  • Verlauf mit Zustellstatus

Mieterkommunikation, die dokumentiert ist

Wer mehrere Wohnungen vermietet, schreibt regelmäßig dieselben Nachrichten: die Ankündigung der Heizungswartung, die Erinnerung an eine offene Miete, das Anschreiben zur Nebenkostenabrechnung. In immoflow beginnen Sie solche Schreiben mit einer Vorlage. Die Daten des Mieters, der Einheit und des Objekts setzt immoflow selbst ein.

Versenden können Sie per E-Mail mit dem Brief als PDF-Anhang oder ausgedruckt per Post. Jeder fertige Brief wird automatisch in Dokumente beim Mietverhältnis abgelegt. Der Verlauf zeigt, wer wann was bekommen hat. Bei einer Rückfrage müssen Sie also nicht im Postfach suchen.

Die Grundlage sind Ihre Kontakte: Mieter, Eigentümer und Dienstleister mit Anschrift, E-Mail und Telefon. Dieselben Kontakte nutzen die Mietverhältnisse, die Briefe und die Nebenkostenabrechnung. Ändert sich eine Anschrift, ändern Sie sie einmal. Kontakte legen Sie direkt beim Mietverhältnis an oder in der Kontaktliste unter Objekte, die alle Personen Ihrer Organisation mit ihrer Rolle zeigt. Ausführlich zu Vorlagen, DIN 5008 und Serienbriefen informiert die Seite Briefe. Im Glossar: Serienanschreiben.

Briefe, Tab Vorlagen: mitgelieferte Vorlagen für Zahlungserinnerung, Mahnungen, Mieterhöhung und das Anschreiben zur Nebenkostenabrechnung
Mitgelieferte Vorlagen, zum Beispiel für Zahlungserinnerung, Mahnung und Mieterhöhung.

Echte Ansichten aus der App

Schreiben, versenden, wiederfinden

Neuer Brief in drei Entscheidungen

Vorlage wählen, Empfänger oder Serienbrief festlegen, Text prüfen. Die Vorschau zeigt den Brief so, wie er gedruckt oder als PDF verschickt wird.
  • Platzhalter für Anrede, Einheit, Beträge und Termine
  • Fehlende Angaben werden vor dem Fertigstellen abgefragt
  • Entwurf speichert automatisch

Zahlungserinnerung direkt von der Start-Ansicht

Ist eine Miete überfällig, bietet die Start-Ansicht „Zahlungserinnerung erstellen“ an. Mit wenigen Klicks steht der ausgefüllte Brief bereit, den Sie per E-Mail versenden oder ausdrucken und per Post schicken.
Start-Ansicht von immoflow: „Heute zu erledigen“ mit einem Knopf je Aufgabe, darunter Mieten des Monats, offene Posten und Leerstand (Beispieldaten) (Bild vergrößern)

Funktionen

Was Kommunikation und Kontakte umfassen

  • Kontakte

    Mieter, Eigentümer und Dienstleister mit Anschrift, E-Mail und Telefon, verknüpft mit Mietverhältnissen.

  • Serienbrief

    Ein Text für viele Empfänger, Platzhalter je Mieter ersetzt, Versand an alle mit E-Mail-Adresse.

  • E-Mail-Versand

    Brief als PDF im Anhang, Absendername und Antwortadresse aus Ihren Einstellungen.

  • Briefe für die Post

    PDF nach DIN 5008 für Fensterumschläge, mit Ihrem Briefkopf und Logo.

  • Verlauf

    Jeder Brief mit Datum, Empfänger, Versandweg und Zustellstatus.

  • Dienstleister

    Handwerker und Hausmeisterdienste als Kontakte. Das Dienstleisterverzeichnis erreichen Sie unter „Alle Funktionen“.

  • Mieter-LinkNeu

    Über ihren persönlichen Link melden Mieter ohne Konto Zählerstände und Schäden mit Fotos und sehen den Stand ihrer Meldung, ihre Abrechnungen und die Belege, die Sie freigeben. Den Link senden Sie aus immoflow per E-Mail oder teilen ihn über WhatsApp oder SMS.

Gut zu wissen

Gute Mieterkommunikation: fünf Tipps aus der Praxis

  1. Früh ankündigen. Termine wie Ablesung oder Wartung erreichen Mieter am besten zwei bis drei Wochen vorher, mit Datum, Uhrzeit und Firma.
  2. Einheitlich schreiben. Vorlagen sorgen dafür, dass alle Mieter dieselbe Information bekommen und nichts vergessen wird.
  3. Schriftlich festhalten. Was nur am Telefon besprochen wurde, ist später schwer nachzuweisen. Ein kurzer Brief oder eine E-Mail mit Ablage schafft Klarheit.
  4. Den richtigen Weg wählen. E-Mail ist schnell. Für Erklärungen, deren Zugang Sie beweisen müssen, etwa eine Kündigung, sind Bote oder Einwurf-Einschreiben der sicherere Weg.
  5. Freundlich erinnern. Eine Zahlungserinnerung klingt anders als eine Mahnung. Die mitgelieferten Vorlagen sind entsprechend abgestuft.

In immoflow finden Sie jeden versendeten Brief im Verlauf und in Dokumente beim Mietverhältnis. So wissen auch Kolleginnen und Kollegen, was zuletzt besprochen wurde.

Praxisbeispiel

So kündigen Sie eine Heizungswartung an

  1. Schritt 1: Serienbrief starten

    In Briefe „Serienbrief“ wählen und das Objekt angeben. Alle Mieter sind als Empfänger vorgeschlagen.

  2. Schritt 2: Vorlage wählen

    Die Vorlage für eine Ankündigung nehmen und Termin, Uhrzeit und Firma eintragen.

  3. Schritt 3: Vorschau prüfen

    Die Vorschau je Empfänger zeigt, wie der Brief bei jedem Mieter aussieht.

  4. Schritt 4: Fertigstellen und senden

    Vor dem Versand zeigt immoflow Empfänger, E-Mail und Anhang und nennt, wer keine E-Mail-Adresse hat. Diese Briefe drucken Sie als PDF. Alles landet im Verlauf.

FAQ

Häufige Fragen

Erhalten Mieter einen eigenen Zugang?

Ja, den Mieter-Link, ohne eigenes Konto und ohne Passwort. Damit sehen Mieter ihre Abrechnungen und die Belege, die Sie freigeben, melden Zählerstände und Schäden mit Fotos und sehen, wie weit ihre Meldung ist. Den Link senden Sie per E-Mail aus immoflow oder teilen ihn von Ihrem Gerät über WhatsApp, SMS oder Ihr E-Mail-Programm. Sie schreiben Ihren Mietern per E-Mail oder per Brief aus immoflow heraus.

Kann ich mehrere Mieter gleichzeitig anschreiben?

Ja, mit einem Serienbrief, zum Beispiel an die Mieter eines oder mehrerer Objekte, an die Eigentümer einer WEG oder an alle Dienstleister. Platzhalter wie Anrede, Einheit oder Betrag werden je Empfänger ersetzt. Ein Serienbrief einschließlich E-Mail-Versand ist in wenigen Klicks fertig.

Von welcher Adresse werden die E-Mails versendet?

Den Absendernamen und die Antwortadresse legen Sie unter Einstellungen › E-Mail fest. Antworten Ihrer Mieter landen so in Ihrem eigenen Postfach.

Sehe ich, ob eine E-Mail angekommen ist?

Der Verlauf in Briefe zeigt je Brief den Versandweg und den Zustellstatus, den der E-Mail-Dienst zurückmeldet, etwa zugestellt oder nicht zustellbar. Den Nachweis des Zugangs ersetzt das nicht.

Gibt es SMS oder Chat?

Nein. immoflow kommuniziert per E-Mail und Brief. SMS-Versand bieten wir derzeit nicht an.

Kann ich Briefe an Eigentümer oder Dienstleister schicken?

Ja. Jeder Kontakt kann Empfänger eines Briefs sein, also auch Eigentümer, Handwerker oder Hausmeisterdienste. Der Brief wird dann beim jeweiligen Kontakt abgelegt.

Was passiert, wenn ein Mieter keine E-Mail-Adresse hat?

Dann erzeugt immoflow den Brief als PDF für den Postversand. Beim Serienbrief gehen E-Mails an alle mit Adresse, die übrigen Briefe drucken Sie aus.

Passende Funktionen und Ratgeber

Schreiben Sie Ihren nächsten Brief mit Vorlage

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