Dokumentation: immoflow Schritt für Schritt

1. Erste Schritte: Konto anlegen und einrichten

In den ersten Minuten legen Sie Ihr Konto an und lernen die Seitenleiste kennen: Start, Objekte, Buchhaltung, Nebenkosten, Briefe, Dokumente, Alle Funktionen und Einstellungen. Die Start-Ansicht zeigt danach, was heute wichtig ist – und was als Nächstes zu tun ist.

In der Anwendung zu finden unter: Website › „Kostenlos starten“ (oben rechts)

Schritt für Schritt

1. 1Auf „Kostenlos starten“ klicken und im Registrierungsformular E-Mail-Adresse und Passwort eingeben. Name und Objekte fragt immoflow erst nach dem Start ab. Das Passwort braucht mindestens 8 Zeichen, Groß- und Kleinbuchstaben, eine Ziffer und ein Sonderzeichen – eine Liste zeigt schon beim Tippen, was noch fehlt.
2. 2AGB und Datenschutzerklärung bestätigen und die Registrierung abschicken.
3. 3Bestätigungs-E-Mail öffnen und den Link anklicken. Danach ist die Anmeldung möglich.
4. 4Nach der ersten Anmeldung öffnet sich „Start“. Eine kurze Liste führt durch die drei ersten Schritte: Objekt anlegen, Bankumsätze importieren und Briefkopf einrichten.
5. 5Wer erst ausprobieren möchte, wählt „Mit Beispieldaten starten“: immoflow legt ein erfundenes Objekt mit drei Einheiten an, das Sie jederzeit wieder archivieren können.
6. 6Über die Seitenleiste links erreichen Sie alle Bereiche. „+ Neu“ oben legt Objekt, Mietverhältnis, Umsatz, Nebenkostenabrechnung, Brief oder Dokument direkt an; die Suche (Strg/⌘ + K) findet Objekte, Mieter und Funktionen.

Ergebnis: Ein einsatzbereites Konto. Die Start-Ansicht zeigt ab jetzt „Heute zu erledigen“, die Mieteingänge des Monats, offene Posten und Leerstand.

Häufige Fragen zu diesem Kapitel

Kann ich die Software mit Beispieldaten ausprobieren?

Ja. Auf der Start-Ansicht legt „Mit Beispieldaten starten“ ein erfundenes Objekt mit drei Einheiten an. Es lässt sich jederzeit archivieren. Ganz ohne Konto geht es über die Live-Demo.

Was passiert, wenn ich die Einrichtung nicht abschließe?

Nichts geht verloren. Die Liste auf der Start-Ansicht merkt sich, was noch fehlt, und Sie können jederzeit über die Seitenleiste weiterarbeiten.

Weitere Antworten: Kreditkarte, Tarif und Kosten

2. Objekte und Einheiten anlegen

Ein Objekt ist die Immobilie, eine Einheit der vermietbare Teil davon – Wohnung, Gewerbe, Garage, Stellplatz oder Container. Ein Assistent mit drei Schritten legt Objekt, Einheiten und laufende Mietverhältnisse in einem Zug an.

In der Anwendung zu finden unter: Seitenleiste › Objekte › „Objekt anlegen“

Schritt für Schritt

1. 1In der Seitenleiste „Objekte“ öffnen und „Objekt anlegen“ wählen – oder oben „+ Neu“ › „Objekt“.
2. 2Schritt 1 „Adresse & Typ“: Adresse eingeben, die Objektart wählen (Mehrfamilienhaus, Einfamilienhaus, Eigentumswohnung, Gewerbe oder gemischt) und dem Objekt einen Namen geben.
3. 3Schritt 2 „Einheiten“: Einheiten mit Bezeichnung, Lage und Wohn- oder Nutzfläche in einer Tabelle erfassen. Mehrere gleichartige Einheiten lassen sich schnell nacheinander anlegen.
4. 4Schritt 3 „Vermietung“: Für jede vermietete Einheit Mieter und Kaltmiete eintragen; leere Einheiten bleiben einfach als Leerstand stehen.
5. 5Zusammenfassung prüfen und speichern. Das Objekt erscheint als Karte in der Objektliste; in der Detailansicht finden Sie die Tabs Übersicht, Einheiten, Mietverhältnisse, Finanzen, Dokumente, Aufgaben und Zähler.

Ergebnis: Das Objekt bündelt Einheiten, Mietverhältnisse, Zähler, Buchungen und Dokumente; Vermietungsstand und Mieteingang des Monats stehen direkt auf der Objektkarte.

Häufige Fragen zu diesem Kapitel

Geht beim Anlegen etwas verloren, wenn ich abbreche?

Nein. Der Assistent speichert den Entwurf automatisch und zeigt beim nächsten Öffnen, bei welchem Schritt Sie waren.

Weitere Antworten: Bestehende Daten importieren

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3. Mietverhältnisse, Kontakte und Zähler

Ein Mietverhältnis verbindet einen Mieter mit einer Einheit und enthält alle Vertragsdaten: Mietbeginn, Mietart, Kaltmiete, Vorauszahlungen und Kaution. Kontakte und Zähler pflegen Sie im selben Bereich – immer im Panel rechts, ohne die Liste zu verlassen.

In der Anwendung zu finden unter: Seitenleiste › Objekte › Mietverhältnisse, Kontakte, Zähler

Schritt für Schritt

1. 1„Objekte“ öffnen und zu „Mietverhältnisse“ wechseln. „Mietverhältnis anlegen“ (oder „+ Neu“ › „Mietverhältnis“) öffnet das Panel rechts.
2. 2Objekt und Einheit wählen und den Mieter aus den Kontakten suchen oder direkt neu anlegen.
3. 3Vertragsdaten erfassen: Mietbeginn, gegebenenfalls Mietende, Mietart (zum Beispiel Staffel- oder Indexmiete), Kaltmiete, NK- und HK-Vorauszahlung sowie die Personen im Haushalt.
4. 4Kaution und den Verwendungszweck der Miete eintragen – daran erkennt die Buchhaltung später die Zahlungen.
5. 5Unter „Kontakte“ Mieter, Eigentümer, Dienstleister und weitere Kontakte mit Anschrift, E-Mail, Telefon und IBAN pflegen.
6. 6Unter „Zähler“ Zählernummer, Einbauort und Maßeinheit je Einheit anlegen und Zählerstände mit Ablesedatum erfassen.

Ergebnis: Die Einheit gilt als vermietet, Sollstellungen für Miete und Vorauszahlungen entstehen jeden Monat, und die Nebenkostenabrechnung kennt Vorauszahlungen, Personen und Zählerstände.

Häufige Fragen zu diesem Kapitel

Wo pflege ich Mieter, Eigentümer und Handwerker?

Unter „Objekte“ › „Kontakte“. Ein Kontakt kann mehreren Mietverhältnissen und Objekten zugeordnet sein.

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4. Finanzen: Umsätze, offene Posten und Mahnwesen

Im Bereich Buchhaltung laufen alle Zahlungen zusammen: Kontoauszüge importieren, Zahlungen mit einem Klick zuordnen, offene Posten im Blick behalten und bei Bedarf eine Zahlungserinnerung oder Mahnung schreiben.

In der Anwendung zu finden unter: Seitenleiste › Buchhaltung › Umsätze, Offene Posten

Schritt für Schritt

1. 1„Buchhaltung“ öffnen und unter „Umsätze“ auf „Kontoauszug importieren“ klicken. Das Bankkonto wählen und den Kontoauszug als CSV-Datei Ihrer Bank, im CAMT-Format (XML oder ZIP mit mehreren Dateien), als MT940-Datei oder als PDF hochladen, auch eingescannt (immoflow liest den Scan im Browser).
2. 2Die Vorschau prüfen: Bereits importierte Umsätze werden erkannt und nicht doppelt übernommen.
3. 3Oben stehen die Zuordnungsvorschläge – mit Begründung und Sicherheit, zum Beispiel „Sehr sicher“, weil IBAN und Betrag passen. Die sicheren stehen oben gesammelt und werden mit „Alle … bestätigen“ auf einmal übernommen; die übrigen bestätigen Sie einzeln. Jeder Umsatz steht dabei nur einmal auf der Seite.
4. 4Umsätze ohne Vorschlag ordnen Sie selbst zu. „Warum nicht zugeordnet?“ am Umsatz nennt die Gründe in Klartext (zum Beispiel „Betrag weicht 38,00 € von der Soll-Miete ab“ oder „Kein Mieter hat die IBAN DE12 … 9890 hinterlegt“) und den nächsten Schritt. Hat immoflow einen Vorschlag, bucht ihn aber nicht selbst, steht der Grund in einem Satz direkt an der Zeile, zum Beispiel „Der Verwendungszweck nennt einen anderen Monat als der offene Posten.“ Eine Sammelzahlung lässt sich auf mehrere Sollstellungen verteilen; mit „Als Regel merken“ (oder „Immer so zuordnen“) entsteht eine Regel für künftige Zahlungen. Regeln bearbeiten und löschen Sie unter Umsätze › „…“ › Regeln oder in Einstellungen › Bankkonten.
5. 5Unter „Offene Posten“ sehen Sie alle unbezahlten Sollstellungen je Mietverhältnis mit Fälligkeit. „Mieten des Monats anlegen“ legt Kaltmiete und Vorauszahlungen für den Monat an – vorhandene werden nicht doppelt angelegt.
6. 6Für einen überfälligen Posten die nächste Mahnstufe erstellen: Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung. Der Brief entsteht als Entwurf in „Briefe“, die Mahnstufe wird mit Zahlungsziel vermerkt.

Ergebnis: Ein vollständiges Bild von Zahlungseingängen und offenen Posten je Mietverhältnis – als Grundlage für Start-Ansicht, Nebenkostenabrechnung und Steuer.

Häufige Fragen zu diesem Kapitel

Wie funktioniert die Zuordnung mit einem Klick?

immoflow vergleicht IBAN, Name, Verwendungszweck und Betrag mit den offenen Posten. Eindeutige Zahlungen ordnet immoflow automatisch zu – gekennzeichnet, nachvollziehbar und mit einem Klick rückgängig. Alles andere schlägt immoflow mit Begründung vor; Sie bestätigen den Vorschlag mit einem Klick.

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5. Nebenkostenabrechnung erstellen

Betriebskosten erfassen, nach Umlageschlüssel verteilen und je Mietverhältnis eine prüffähige Abrechnung nach BetrKV und HeizkostenV erstellen. Ein Assistent führt in sieben Schritten durch: Zeitraum, Kosten, Schlüssel, Prüfen, Ergebnis, Versand und Buchen.

In der Anwendung zu finden unter: Seitenleiste › Nebenkosten

Schritt für Schritt

1. 1„Nebenkosten“ öffnen. Die Übersicht zeigt je Objekt das Abrechnungsjahr, Nachzahlungen und Guthaben sowie eine Fristampel. „Abrechnung starten“ öffnet den Assistenten.
2. 2Zeitraum: Objekt und Abrechnungsjahr wählen. Die Abrechnungsfrist nach § 556 Abs. 3 BGB wird direkt angezeigt.
3. 3Kosten: Kosten aus den Buchungen übernehmen oder Rechnungen erfassen, jeweils einer Kostenart nach § 2 BetrKV zugeordnet. Bei einer leeren Abrechnung legt „Typische Positionen anlegen“ die üblichen Positionen an.
4. 4Schlüssel: Je Kostenposition den Umlageschlüssel festlegen – Wohnfläche, Personen, Einheiten, Miteigentumsanteile, Verbrauch oder direkt einer Einheit. Heiz- und Warmwasserkosten werden zu 50 bis 70 % nach Verbrauch verteilt; Zählerstände tragen Sie hier ein.
5. 5Prüfen: Kontrollsumme, Hinweise mit Rechtsquelle und das Ergebnis je Mietverhältnis ansehen. Vorauszahlungen stammen aus den Mietverhältnissen, Ein- und Auszüge werden zeitanteilig gerechnet.
6. 6Ergebnis: je Mieter Nachzahlung oder Guthaben und die neuen Vorauszahlungen festlegen und das PDF mit Anschreiben und Abrechnung ansehen, auf Wunsch mit den Angaben nach § 35a EStG.
7. 7Versand: per E-Mail verschicken oder als versendet erfassen, wenn die Abrechnung per Post geht. Erst jetzt legt immoflow Brief und PDF in Dokumente ab.
8. 8Buchen: Nachzahlungen und Guthaben als offene Posten buchen – gebucht wird nur die Differenz zu bereits bezahlten Posten.

Ergebnis: Je Mietverhältnis eine nachvollziehbare Abrechnung mit Nachzahlung oder Guthaben – versendet, abgelegt und als offener Posten in der Buchhaltung.

Häufige Fragen zu diesem Kapitel

Werden Heizkosten nach Verbrauch abgerechnet?

Ja, nach HeizkostenV: 50 bis 70 % nach Verbrauch, der Rest als Grundkosten nach Wohnfläche. Dafür brauchen Sie die Zählerstände.

Bekommt der Mieter eine verständliche Abrechnung?

Das PDF enthält ein Anschreiben und weist Gesamtkosten, Schlüssel, Anteil und geleistete Vorauszahlungen je Position einzeln aus.

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6. Heizöl, Brennstoffbestand und Warmwasser

Heizen Sie mit Heizöl, Flüssiggas oder Pellets, kommt die Lieferung selten genau zum Jahreswechsel. In die Abrechnung gehört aber nur, was im Abrechnungsjahr verbraucht wurde. Diese Anleitung zeigt, wie Sie den Verbrauch über den Bestand ermitteln und das Warmwasser ohne Wärmezähler nach Formel aufteilen (§§ 7 und 9 HeizkostenV).

In der Anwendung zu finden unter: Seitenleiste › Nebenkosten › Abrechnung des Objekts

Schritt für Schritt

1. 1Bestand am Anfang notieren: Lesen Sie am ersten Tag des Abrechnungszeitraums den Füllstand ab, zum Beispiel mit dem Peilstab oder der Füllstandsanzeige, und rechnen Sie ihn mit der Tanktabelle des Herstellers in Liter um. Notieren Sie Datum und Menge. Meist ist das der Bestand am Ende des Vorjahres.
2. 2Lieferungen sammeln: Legen Sie alle Rechnungen über Brennstoff aus dem Abrechnungsjahr bereit, jeweils mit Lieferdatum, Menge und Betrag.
3. 3Bestand am Ende notieren: Lesen Sie am letzten Tag des Abrechnungszeitraums wieder ab und notieren Sie Datum und Menge. Einen eigenen Zähler für den Füllstand brauchen Sie dafür nicht.
4. 4In der Nebenkostenabrechnung des Objekts erfassen Sie beim Brennstoff den Bestand am Anfang, die Lieferungen und den Bestand am Ende. immoflow rechnet daraus die verbrauchte Menge und ihre Kosten: Bestand am Anfang plus Lieferungen minus Bestand am Ende. Was zuerst im Tank war, gilt als zuerst verbraucht.
5. 5Heizung und Warmwasser trennen: Haben Sie einen Wärmezähler für das Warmwasser, tragen Sie dessen Wert ein. Ohne Wärmezähler geben Sie die Werte für die Formel nach § 9 Abs. 2 HeizkostenV an: die verbrauchte Warmwassermenge in m³ und die mittlere Warmwassertemperatur. Liegt eine Abrechnung des Messdienstes vor, können Sie auch dessen Aufteilung übernehmen.
6. 6Verbrauchswerte je Einheit eintragen: Die Werte von Heizkostenverteilern haben keine Einheit wie kWh. Tragen Sie sie so ein, wie sie abgelesen wurden. Verteilt wird nach dem Verhältnis der Werte.
7. 7Im Schritt „Prüfen“ die Hinweise ansehen und das PDF öffnen. Dort sehen Sie die Kosten der Heizungsanlage und den Anteil jedes Mieters.

Ergebnis: Eine Heizkostenabrechnung, die nur den im Jahr verbrauchten Brennstoff enthält und Heizung und Warmwasser getrennt nach Verbrauch verteilt. Der Bestand am Ende ist der Bestand am Anfang des nächsten Jahres.

Häufige Fragen zu diesem Kapitel

Wie rechne ich eine Heizöllieferung mitten im Jahr ab?

Abgerechnet wird der Verbrauch, nicht die Lieferung. Notieren Sie den Tankinhalt am ersten und am letzten Tag des Abrechnungszeitraums, etwa per Peilstab und Tanktabelle. Verbrauch = Bestand am Anfang plus Lieferungen minus Bestand am Ende. Diese Werte erfassen Sie in der Nebenkostenabrechnung beim Brennstoff, immoflow rechnet daraus Menge und Kosten. Steht der Verbrauch schon als Kostenposition da und stimmt der Betrag auf den Cent, verbindet immoflow die Position selbst mit der Bestandsrechnung. Sonst fragt die Abrechnung, welche Position der Verbrauch ist.

Was mache ich mit dem Heizöl, das am Jahresende noch im Tank ist?

Der Rest bleibt außerhalb dieser Abrechnung. Er ist der Bestand am Anfang des nächsten Jahres und wird dann abgerechnet, wenn er verbraucht ist. Bewertet wird er üblicherweise mit dem Preis der letzten Lieferung.

Meine Heizkostenverteiler zeigen Werte ohne Einheit. Geht das?

Ja. Werte von Heizkostenverteilern zählen nur im Verhältnis: Jede Wohnung trägt ihren Anteil an der Summe aller Werte im Haus. Tragen Sie die abgelesenen Werte je Einheit ein, eine Maßeinheit brauchen Sie nicht.

Wie teile ich Warmwasser ohne Wärmezähler auf?

Nach der Formel in § 9 Abs. 2 HeizkostenV: Wärmemenge = 2,5 × Warmwassermenge in m³ × (mittlere Warmwassertemperatur − 10). Die Warmwassermenge stammt meist vom Warmwasserzähler. Über den Heizwert wird daraus eine Brennstoffmenge, deren Anteil am Gesamtverbrauch der Warmwasseranteil ist. Die Formel ist erlaubt, wenn die Messung mit einem Wärmezähler unzumutbar aufwendig wäre.

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7. Dokumente ablegen und wiederfinden

Verträge, Rechnungen, Protokolle und Nachweise liegen an einem Ort und sind dem Objekt, dem Mietverhältnis oder einem Umsatz zugeordnet. Neue Dateien landen im Posteingang, bis sie abgelegt sind.

In der Anwendung zu finden unter: Seitenleiste › Dokumente

Schritt für Schritt

1. 1„Dokumente“ öffnen und Dateien per Drag-and-drop hochladen – mehrere auf einmal sind möglich – oder über „+ Neu“ › „Dokument“.
2. 2Im Posteingang erscheinen neue Uploads ohne Zuordnung sowie Dokumente, die per E-Mail eingegangen sind – jeweils mit dem besten Zuordnungsvorschlag.
3. 3„Ablegen“ bestätigt den Vorschlag mit einem Klick. „Prüfen“ öffnet das Panel mit Vorschau und allen Vorschlägen.
4. 4Kategorie und Dokumentdatum (zum Beispiel das Rechnungsdatum) setzen und das Dokument einem Objekt, einem Mietverhältnis oder einem Umsatz zuordnen.
5. 5Über Suche und Filter das passende Dokument wiederfinden; die Vorschau zeigt PDFs und Bilder direkt im Panel.

Ergebnis: Eine vollständige digitale Akte je Objekt – zugriffsgeschützt und jederzeit durchsuchbar. Briefe und Nebenkostenabrechnungen werden automatisch hier abgelegt.

Häufige Fragen zu diesem Kapitel

Kann ich viele Dateien auf einmal hochladen?

Ja, per Drag-and-drop. Jede Datei landet im Posteingang und lässt sich dort mit einem Klick ablegen.

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8. Aufgaben, Checklisten und Fristen

Wiederkehrende Pflichten, Schadensmeldungen und Termine bündeln Sie in Aufgaben – mit Fälligkeit und Objektbezug. Aufgaben, Fristenkalender, Checklisten, Wartung und Schadensmeldungen finden Sie unter „Alle Funktionen“.

In der Anwendung zu finden unter: Seitenleiste › Alle Funktionen › Aufgaben, Fristenkalender

Schritt für Schritt

1. 1In der Seitenleiste „Alle Funktionen“ öffnen. Die Funktionen sind nach Bereichen geordnet; die Suche oben findet sie per Stichwort.
2. 2„Aufgaben“ wählen und eine neue Aufgabe mit Titel, Beschreibung und Fälligkeitsdatum anlegen.
3. 3Objekt oder Einheit zuordnen, damit die Aufgabe im Tab „Aufgaben“ des Objekts erscheint.
4. 4Für wiederkehrende Abläufe eine Checkliste anlegen; Wartungen wie Heizung oder Rauchmelder planen Sie unter „Wartung“.
5. 5Häufig genutzte Funktionen mit dem Stern anheften – bis zu drei stehen dann direkt in der Seitenleiste.

Ergebnis: Keine Frist geht unter: Fällige Aufgaben erscheinen auf der Start-Ansicht unter „Heute zu erledigen“ und im Widget „Fristen der nächsten 30 Tage“.

Häufige Fragen zu diesem Kapitel

Wo finde ich Aufgaben und Fristen?

Unter „Alle Funktionen“ im Bereich „Aufgaben & Termine“. Fällige Aufgaben stehen zusätzlich auf der Start-Ansicht.

Kann ich wichtige Funktionen schneller erreichen?

Ja. Heften Sie unter „Alle Funktionen“ bis zu drei Funktionen mit dem Stern an – sie erscheinen dann direkt in der Seitenleiste.

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9. Briefe, Kommunikation und Kontakte

Briefe an Mieter, Eigentümer und Dienstleister schreiben Sie im Bereich Briefe: mit Vorlage, Ihrem Briefkopf und im Format DIN 5008 für Fensterumschläge. Jeder fertige Brief wird als PDF in Dokumente abgelegt.

In der Anwendung zu finden unter: Seitenleiste › Briefe

Schritt für Schritt

1. 1„Briefe“ öffnen. Unter „Neuer Brief“ eine Vorlage wählen, zum Beispiel Zahlungserinnerung, Mahnung, Mieterhöhung, Kündigungsbestätigung oder Ankündigung.
2. 2Empfänger festlegen: einen Kontakt oder ein Mietverhältnis – oder als Serienbrief alle Mieter eines Objekts.
3. 3Text anpassen. Platzhalter wie Anrede, Objekt, Beträge und Termine werden je Empfänger automatisch eingesetzt; die Vorschau zeigt den Brief live.
4. 4„Fertigstellen“ wählen: Das PDF wird erzeugt und in Dokumente abgelegt.
5. 5Den Brief per E-Mail senden oder ausdrucken und per Post verschicken. Beim Serienbrief öffnet „E-Mail an … prüfen und senden“ zuerst ein Panel mit Empfängern, der E-Mail, wie sie ankommt, und dem PDF-Anhang; wer keine E-Mail-Adresse hat, steht dort mit Namen. Erst „Jetzt an … senden“ verschickt. Unter „Verlauf“ sehen Sie alle Briefe mit Status.

Ergebnis: Alle Beteiligten sind informiert, und der Nachweis liegt als PDF am Kontakt, am Mietverhältnis und in Dokumente.

Häufige Fragen zu diesem Kapitel

Wird die Kommunikation dokumentiert?

Ja. Jeder fertige Brief liegt als PDF in Dokumente und steht im Verlauf – mit Datum, Empfänger und Versandstatus.

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10. Auswertungen, Rendite und KI-Funktionen

Die Start-Ansicht bündelt die wichtigsten Kennzahlen zu Mieteingang, offenen Posten und Leerstand. Für die Steuer gibt es eine Übersicht nach Anlage V; Renditeanalyse, Eigentümerbericht und KI-Import finden Sie unter „Alle Funktionen“.

In der Anwendung zu finden unter: Seitenleiste › Buchhaltung › Steuer & Export

Schritt für Schritt

1. 1„Start“ öffnen und Mieteingänge des Monats (Soll und Ist), offene Posten und Leerstand prüfen. Ein Tooltip erklärt jede Kennzahl in einem Satz.
2. 2„Buchhaltung“ › „Steuer & Export“ öffnen, Jahr und Objekt wählen: Einnahmen und Werbungskosten erscheinen mit den Zeilen der Anlage V, dazu je Objekt AfA und Schuldzinsen.
3. 3Die Übersicht je Objekt als PDF oder CSV herunterladen und an Ihre Steuerberatung weitergeben.
4. 4Die Start-Ansicht zeigt die Bruttomietrendite je Objekt, sobald ein Kaufpreis hinterlegt ist. Ausführlicher rechnen „Alle Funktionen“ › „Renditeanalyse“ und der „Eigentümerbericht“ für Zeitraum und Objekt.
5. 5Optional Verträge oder Rechnungen in den KI-Import (Beta) laden und die Vorschläge vor der Übernahme prüfen.

Ergebnis: Belastbare Kennzahlen und eine Steuerübersicht – aus denselben Buchungen wie in der Buchhaltung.

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11. Daten importieren und exportieren

Bestehende Bestände lassen sich übernehmen, statt sie abzutippen: Objekte, Einheiten und Mieter aus Excel oder CSV, Bankumsätze aus CSV, CAMT, MT940 oder PDF. Umgekehrt geben Sie Daten an Steuerberatung oder Eigentümer weiter.

In der Anwendung zu finden unter: Seitenleiste › Objekte › „Import aus Excel/CSV“

Schritt für Schritt

1. 1„Objekte“ öffnen und „Import aus Excel/CSV“ wählen. Bei Bedarf die Vorlage herunterladen und die eigene Liste in dieses Format bringen.
2. 2Datei auswählen oder hineinziehen. Die ersten Zeilen der Datei werden angezeigt.
3. 3Spalten zuordnen: immoflow erkennt die meisten Spalten selbst; nicht erkannte ordnen Sie einem Feld zu oder setzen sie auf „Nicht importieren“.
4. 4Die Vorschau zeigt, welche Objekte bereit sind und welche Zeilen nicht übernommen werden – mit Grund. Danach „Objekte importieren“ wählen.
5. 5Bankumsätze importieren Sie unter „Buchhaltung“ › „Umsätze“ (Kapitel 4). Für den Export nutzen Sie „Steuer & Export“, den Steuerberater-Export (DATEV) oder den vollständigen Datenexport unter „Einstellungen“ › „Datenschutz“.

Ergebnis: Bestandsdaten sind übernommen; Auswertungen lassen sich außerhalb der Software weiterverwenden.

Häufige Fragen zu diesem Kapitel

Welche Formate kann ich importieren?

Objekte, Einheiten und Mieter aus Excel- und CSV-Dateien; Bankumsätze als CSV, im CAMT-Format, als MT940 oder als PDF, auch eingescannt.

Kann ich einen Import rückgängig machen?

Ja. Nach dem Import können Sie ihn zurücknehmen; die importierten Objekte und ihre Mieter werden dann archiviert. Einzelne Datensätze lassen sich außerdem jederzeit bearbeiten.

12. Einstellungen, Benutzer und Sicherheit

Organisation, Nutzer und Rollen, Briefkopf, Bankkonten, E-Mail, Tarif, Sicherheit und Datenschutz verwalten Sie zentral in den Einstellungen.

In der Anwendung zu finden unter: Seitenleiste › Einstellungen

Schritt für Schritt

1. 1„Einstellungen“ unten in der Seitenleiste öffnen und unter „Organisation“ die Angaben Ihrer Verwaltung vervollständigen.
2. 2Unter „Briefkopf“ Logo, Anschrift und Bankverbindung für Briefe und Abrechnungen hinterlegen; unter „Bankkonten“ die Konten für den Kontoauszug-Import anlegen.
3. 3Unter „Nutzer & Rollen“ › „Person einladen“ E-Mail-Adresse und Rolle angeben – Admin, Mitarbeiter, Lesezugriff oder Steuerberater – und „Einladung senden“ wählen.
4. 4Unter „Sicherheit“ die Zwei-Faktor-Anmeldung einrichten: QR-Code mit einer Authenticator-App scannen, den 6-stelligen Code eingeben und dem Gerät einen Namen geben.
5. 5Unter „E-Mail“ festlegen, wie Briefe und Einladungen beim Empfänger erscheinen; unter „Tarif“ sehen Sie Ihren aktuellen Tarif.

Ergebnis: Eine Organisation, die zu Ihrer Arbeitsweise passt – mit klaren Rollen und geschütztem Zugang.

Weitere Antworten: Mit mehreren Personen arbeiten · Zwei-Faktor-Anmeldung

13. Konto, Datenschutz und Support

Datenbank und Dateien liegen in einem Rechenzentrum in der EU. Für E-Mail-Versand, Hosting und KI-Funktionen kommen weitere Dienstleister hinzu; sie stehen mit ihrem Verarbeitungsort in der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Unter „Einstellungen“ › „Datenschutz“ exportieren Sie jederzeit alle Daten Ihrer Organisation oder beantragen die Löschung.

In der Anwendung zu finden unter: Seitenleiste › Einstellungen › Datenschutz

Schritt für Schritt

1. 1„Einstellungen“ › „Datenschutz“ öffnen und „Alle Daten exportieren (ZIP)“ wählen. Der Export enthält Objekte, Mietverhältnisse, Kontakte, Buchungen, Briefe und Dokumente; Inhaber und Admins können ihn starten.
2. 2Datenschutzhinweise und AGB in den Fußzeilen-Links nachlesen.
3. 3Für Rückfragen das Kontaktformular nutzen oder direkt schreiben.
4. 4Zum Beenden die Löschung der Organisation beantragen. Zur Bestätigung geben Sie den Namen der Organisation ein; nur Inhaber können löschen.
5. 5Die Daten werden nach 30 Tagen endgültig gelöscht, in Datensicherungen mit deren regulärem Ablauf. Bis dahin lässt sich die Löschung zurücknehmen, und der Export bleibt möglich.

Ergebnis: Ein nachvollziehbarer Umgang mit Ihren Daten – mit vollständigem Export und Löschung auf Wunsch.

Weitere Antworten: Datenspeicherort, Export und Löschung · Support