Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website und in der Software immoflow ist:

Bei Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter der oben genannten Adresse oder per E-Mail an info@immoflow.io.

2. Überblick: Wann wir verantwortlich sind und wann Ihr Vermieter

Wir verarbeiten personenbezogene Daten in zwei Rollen:

• Als Verantwortlicher für Besucher dieser Website, für Interessenten, die uns kontaktieren, und für unsere Kunden, also die Inhaber eines immoflow-Kontos (z. B. Kontodaten, Vertrags- und Abrechnungsdaten, Nutzung der Software). Dafür gilt diese Datenschutzerklärung.
• Als Auftragsverarbeiter für die Daten, die unsere Kunden in der Software über Dritte speichern, etwa über Mieter, Eigentümer, Handwerker und andere Kontakte. Verantwortlich ist dann der jeweilige Kunde, zum Beispiel Ihr Vermieter oder Ihre Hausverwaltung. Wenn Sie als Mieter Fragen zu Ihren Daten haben, wenden Sie sich bitte an diesen. Wir unterstützen unsere Kunden bei der Beantwortung. Mit Erlaubnis unserer Kunden erstellen wir aus diesen Daten außerdem anonymisierte Statistiken (Abschnitt 17).

3. Bereitstellung der Website und Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Website und der Software werden durch den Browser automatisch Informationen an die Server übermittelt, über die wir die Seiten ausliefern. Das sind insbesondere:

• IP-Adresse des anfragenden Geräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Adresse (URL) und Referrer-URL
• Browsertyp und -version, Betriebssystem
• übertragene Datenmenge und Statuscode

Diese Daten sind technisch erforderlich, um die Seiten auszuliefern und die Sicherheit und Stabilität der Systeme zu gewährleisten, etwa zur Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren und fehlerfreien Bereitstellung. Die Daten werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt und nur so lange gespeichert, wie es für diese Zwecke erforderlich ist.

Die Website und die Anwendung werden über die Entwicklungs- und Hosting-Plattform Lovable bereitgestellt. Die Auslieferung erfolgt über das Netzwerk der Cloudflare, Inc. (USA), das Anfragen über Rechenzentren in der Nähe des Nutzers bearbeitet. Mit den Anbietern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung. Zu Übermittlungen in die USA siehe Abschnitt 14.

Die Verbindung zu unserer Website und zur Software ist per TLS verschlüsselt. Sie erkennen das an „https://" und dem Schloss-Symbol in der Adresszeile Ihres Browsers.

4. Cookies und lokale Speicherung im Browser

Wir speichern Informationen in Ihrem Browser (Cookies, Local Storage) oder greifen auf solche Informationen zu. Rechtsgrundlage dafür ist § 25 des Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetzes (TDDDG).

Technisch notwendige Speicherung erfolgt ohne Einwilligung, weil sie für den von Ihnen gewünschten Dienst unbedingt erforderlich ist (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Dazu gehören:

• die Anmeldesitzung in der Software (Zugangstoken im Local Storage), solange Sie angemeldet sind,
• Ihre Auswahl im Cookie-Banner,
• Einstellungen wie Sprache, Ansichten, Dashboard-Konfiguration und Erinnerungseinstellungen,
• ein Zwischenspeicher (Service Worker), damit die Anwendung schneller lädt und bei Verbindungsabbrüchen eine Hinweisseite zeigt.

Diese Einträge bleiben gespeichert, bis Sie sich abmelden, sie in Ihrem Browser löschen oder sie durch die Anwendung ersetzt werden.

Speicherung zu Analyse- und Werbezwecken erfolgt nur mit Ihrer Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), siehe Abschnitt 5.

5. Einwilligung, Google Tag Manager, Google Analytics und Google Ads

Auf unserer Website setzen wir mit Ihrer Einwilligung den Google Tag Manager ein. Darüber werden Google Analytics 4 (Reichweitenmessung und Nutzungsanalyse) und das Google-Ads-Tag (Messung, ob Besucher über eine Google-Anzeige zu uns gekommen sind und sich anschließend registriert haben) eingebunden. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland („Google").

Was ohne Einwilligung passiert

Der Google Tag Manager und das Google-Ads-Tag werden beim Aufruf der Website geladen, und zwar im Google Consent Mode v2 mit der Vorgabe „abgelehnt". Solange Sie nicht eingewilligt haben, setzt Google keine Analyse- oder Werbe-Cookies und liest keine aus. Google erhält dabei technisch bedingt Ihre IP-Adresse und Browserangaben sowie einwilligungslose Signale (aufgerufene Seite, Zeitpunkt, Ihr Einwilligungsstatus, ob eine Registrierung abgeschlossen wurde), aus denen Google ohne Bezug zu Ihrer Person zusammengefasste Statistiken und geschätzte Werbeerfolge bildet. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Messung des Erfolgs unserer Werbung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). In unserer Software (nach der Anmeldung) wird Google nicht geladen.

Was mit Einwilligung passiert

Wenn Sie im Cookie-Banner zustimmen, setzt Google Cookies (z. B. „_ga", Speicherdauer bis zu 2 Jahre) und erhält Nutzungsdaten wie aufgerufene Seiten, Verweildauer, ungefähren Standort, Geräteinformationen und Registrierungen über die Website. Diese Daten nutzen wir, um die Website zu verbessern und den Erfolg unserer Werbeanzeigen bei Google zu messen. Mit Ihrer Einwilligung können die Daten auch für personalisierte Werbung und zur Bildung von Zielgruppen bei Google genutzt werden. Google Analytics speichert die Daten höchstens 14 Monate. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG).

PostHog (Produktanalyse, Sitzungsaufzeichnung und Fehlerprotokolle)

Ebenfalls nur mit Ihrer Einwilligung setzen wir PostHog ein. Anbieter ist die PostHog Inc., 2261 Market Street #4008, San Francisco, CA 94114, USA; die Verarbeitung der Nutzungsdaten erfolgt auf Servern in der Europäischen Union (Frankfurt am Main). PostHog verarbeitet dabei:

• aufgerufene Seiten, Klicks, Eingaben in Schaltflächen und Verweildauer,
• Sitzungsaufzeichnungen (Bildschirmabläufe), in denen Eingabefelder grundsätzlich unkenntlich gemacht werden,
• technische Protokolle der Anwendung (z. B. Fehlermeldungen, Ladezeiten und Konsolenmeldungen) zur Fehlerbehebung,
• Geräte- und Browserinformationen, Ihre IP-Adresse sowie Ihren ungefähren Standort (abgeleitet aus der IP-Adresse).

Sind Sie angemeldet, ordnen wir diese Daten Ihrer internen Kontonummer zu; Ihre E-Mail-Adresse wird nicht an PostHog übermittelt. Wir nutzen die Daten, um die Software zu verbessern, Fehler zu finden und zu verstehen, an welchen Stellen Nutzer den Registrierungs- oder Einrichtungsprozess abbrechen. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG), die Sie jederzeit über „Cookie-Einstellungen" widerrufen können; nach einem Widerruf werden keine weiteren Daten an PostHog gesendet. Mit PostHog besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Da die PostHog Inc. ihren Sitz in den USA hat, kann ein Zugriff aus den USA nicht vollständig ausgeschlossen werden; zu den Garantien für solche Übermittlungen siehe Abschnitt 14. Weitere Informationen: posthog.com/privacy.

Mit Google besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Google kann Daten an die Google LLC in den USA übermitteln; siehe Abschnitt 14. Weitere Informationen: policies.google.com/privacy.

Einwilligung ändern oder widerrufen

Ihre Einwilligung ist freiwillig. Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen oder neu erteilen, hier oder über den Link „Cookie-Einstellungen" im Fußbereich jeder Seite:

6. Anonyme Produktanalyse und Fehlerprotokollierung

Zur Verbesserung der Stabilität und Benutzerfreundlichkeit erfassen wir auf unserer eigenen Backend-Infrastruktur in der EU anonyme Nutzungs- und Fehlerdaten (z. B. aufgerufene Bereiche der Anwendung und technische Fehlermeldungen). Dabei gilt:

• Es wird nur eine zufällig erzeugte Sitzungskennung verwendet, die beim Schließen des Browser-Tabs verworfen wird.
• Es werden dafür keine Cookies gesetzt und keine Geräte-Fingerprints erstellt.
• IP-Adressen, E-Mail-Adressen oder Nutzerkonten werden nicht mit den Analysedaten gespeichert oder verknüpft.
• Seitenpfade werden automatisch von IDs und Abfrageparametern bereinigt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Fehlerbehebung und Produktverbesserung). Die Daten werden nach spätestens drei Jahren automatisch gelöscht.

7. Kontaktformular und Anfragen per E-Mail

Wenn Sie uns über ein Kontaktformular oder per E-Mail schreiben, verarbeiten wir Ihre Angaben (Name, E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Telefonnummer, Ihr Anliegen, Ihre Nachricht und gegebenenfalls einen Dateianhang), um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Anfragen aus den Formularen unserer Website speichern wir in unserer Datenbank, legen dazu ein Support-Ticket an und leiten sie über den E-Mail-Dienst Resend an unser Postfach weiter (siehe Abschnitt 11). Unsere Antwort erhalten Sie per E-Mail. Ein Ticket von der Website wird nicht mit einem Kundenkonto verknüpft, auch nicht bei gleicher E-Mail-Adresse. Dateianhänge leiten wir nur per E-Mail an unser Team weiter, sie werden nicht im Ticket gespeichert.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Anfrage mit einem Vertrag zusammenhängt oder dessen Abschluss dient, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen). Wir speichern Anfragen und Tickets drei Jahre, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Anfrage abgeschlossen wurde, damit wir Rückfragen beantworten und Ansprüche klären können, und löschen sie nach Ablauf dieser Frist (siehe Abschnitt 13), soweit keine längere gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

Kündigungen über die Schaltfläche „Verträge hier kündigen" verarbeiten wir ebenso (Name, E-Mail-Adresse, gekündigter Vertrag, Art und Zeitpunkt der Kündigung, gegebenenfalls Kündigungsgrund sowie Eingangszeitpunkt). Wir senden Ihnen über Resend eine Eingangsbestätigung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO (Vertragsabwicklung und gesetzliche Bestätigungspflicht nach § 312k BGB). Zu jeder Kündigung legen wir ein Support-Ticket an. Wir bewahren die Kündigung als Nachweis bis zum Ablauf der Verjährungsfristen auf, in der Regel drei Jahre ab dem Ende des Jahres der Kündigung.

8. Immobilienangebote (onOffice)

Auf der Seite „Immobilienkauf" zeigen wir aktuelle Immobilienangebote über ein eingebettetes Fenster der onOffice GmbH, Charlottenburger Allee 5, 52068 Aachen, an. Beim Aufruf dieser Seite lädt Ihr Browser Inhalte und Skripte von Servern von onOffice; dabei werden Ihre IP-Adresse und Browserinformationen an onOffice übermittelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer aktuellen Darstellung unserer Angebote). Wenn Sie über das Fenster eine Anfrage zu einem Objekt stellen, wird diese über onOffice an uns übermittelt.

9. Registrierung und Nutzung der Software

Für die Nutzung von immoflow legen Sie ein Konto an. Dabei und bei der Nutzung verarbeiten wir:

• Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur verschlüsselt als Hash gespeichert), gegebenenfalls Firma und Telefonnummer,
• Sicherheitsdaten: Anmeldezeitpunkte, Einstellungen und Geheimnisse für die Zwei-Faktor-Authentifizierung (verschlüsselt), Protokolle sicherheitsrelevanter Vorgänge,
• Vertrags- und Abrechnungsdaten: gewählter Tarif, Anzahl der Einheiten, Rechnungen und Zahlungen,
• Benachrichtigungseinstellungen und Kommunikationsverläufe mit unserem Support.

Zweck ist die Bereitstellung der Software, die Absicherung Ihres Kontos und die Vertragsabwicklung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für Rechnungs- und Buchhaltungsdaten außerdem Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten.

Datenbank, Anmeldung und Dateispeicher betreiben wir über den Dienst Supabase (Supabase, Inc.) in einem Rechenzentrum in der Europäischen Union. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Sie können Ihr Konto jederzeit in den Kontoeinstellungen löschen. Das wirkt sofort: Ihre Kontodaten und Organisationen, in denen Sie die einzige Person sind, werden gelöscht. Daten geteilter Organisationen bleiben für die übrigen Mitglieder erhalten. Daten, die wir aus eigenen gesetzlichen Gründen aufbewahren müssen (z. B. Rechnungen an Sie), werden bis zum Ablauf der Frist gesperrt und danach gelöscht. Für Ihre eigenen Aufbewahrungspflichten bewahren wir nichts auf; bitte exportieren Sie Ihre Daten vor der Löschung.

Löschen wir ein Konto, zu dem Objekte, Mietverhältnisse, Umsätze oder Dokumente gehören, sperren wir es zunächst für 30 Tage. In dieser Zeit ist keine Anmeldung möglich, eine laufende Sitzung endet spätestens nach einer Stunde. Die Daten bleiben unverändert, und wir können das Konto wiederherstellen. Danach werden Konto, Daten und Dateien endgültig gelöscht. Konten ohne solche Daten löschen wir sofort.

Ist die Inhaberin oder der Inhaber einer Organisation nicht erreichbar, können wir die Inhaberschaft auf ein anderes Mitglied übertragen. Das geschieht nur mit dokumentiertem Grund und steht im Protokoll der Organisation.

Support-Anfragen. Anfragen, die Sie in der Software stellen, speichern wir als Support-Ticket mit Ihrem Konto: Name, E-Mail-Adresse, Anliegen, Nachricht, die Organisation, die Seite, von der Sie geschrieben haben, sowie unsere Antworten. Sie sehen Ihre Anfragen in der Software. Die Speicherung endet nicht mit der Beantwortung. Wir bewahren Tickets drei Jahre auf, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Anfrage abgeschlossen wurde; mit der Löschung Ihres Kontos werden sie früher gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Buchung des Tarifs Professional (Stripe)

Soweit Sie den Tarif Professional in der Software buchen, wickeln wir Bestellung, Zahlung und Rechnungen über Stripe ab (Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland). Solange Sie nichts buchen, erhält Stripe keine Daten von uns.

Bei einer Buchung übermitteln wir Stripe den Namen Ihrer Organisation, Ihre E-Mail-Adresse, eine interne Kennung der Organisation und die Zahl der aktiven Einheiten. Rechnungsadresse, gegebenenfalls Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Ihre Zahlungsdaten geben Sie direkt auf den Seiten von Stripe ein. Ihre Zahlungsdaten speichern wir nicht. Von Stripe erhalten wir die Kennungen von Kunde und Abo, den Status von Abo und Zahlung, die abgerechnete Menge und das Ende des Abrechnungszeitraums. Daten Ihrer Mieter und andere Inhalte aus der Software geben wir nicht an Stripe weiter.

Zweck ist die Abwicklung Ihres Vertrags. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für Rechnungen außerdem Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Stripe betreibt die Bestell- und Verwaltungsseiten selbst und handelt bei der Zahlungsabwicklung in eigener Verantwortung; dort gilt zusätzlich die Datenschutzerklärung von Stripe. Stripe kann Daten in die USA übermitteln (siehe Abschnitt 14). Der Kundeneintrag und die Rechnungen bleiben auch nach der Löschung Ihres Kontos bei Stripe gespeichert.

10. Inhalte in der Software und KI-Import

In der Software speichern unsere Kunden Daten zu Objekten, Einheiten, Mietverhältnissen, Kontakten, Zahlungen, Bankumsätzen (z. B. über den Import von Kontoauszügen im CAMT-Format) und Dokumenten. Diese Daten verarbeiten wir als Auftragsverarbeiter nach Weisung des Kunden auf Grundlage einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Für eigene Zwecke nutzen wir sie nicht, mit einer Ausnahme: Der Kunde weist uns in der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung an, die Daten zu anonymisieren. Nur die anonymisierten Ergebnisse nutzen wir für eigene Statistiken (Abschnitt 17).

Einsicht durch den immoflow-Support

Wenn Sie uns um Hilfe bitten, kann unser Support die Daten in Ihrem Konto ansehen, auch Daten Ihrer Mieter. Das ist Teil der Auftragsverarbeitung: Wir handeln dabei weisungsgebunden im Auftrag des Kunden (Art. 28 DSGVO). Dafür gilt:

• Der Zugriff erfolgt nur auf eine Anfrage des Kunden oder zu einem Ticket. Grund und Bezug müssen vorher angegeben werden.
• Zugriff haben nur von uns berechtigte Personen mit Zwei-Faktor-Anmeldung.
• Der Zugriff ist auf 30 Minuten begrenzt und erlaubt nur das Lesen. Wir melden uns nicht in Ihrem Konto an.
• Sichtbar sind Kontoangaben, Objekte, Mietverhältnisse mit Mieternamen und Beträgen, Umsätze mit Verwendungszwecken, Sollstellungen, Abrechnungen sowie Listen von Dokumenten, Briefen und Importen. Nicht sichtbar sind IBAN, Telefonnummern und E-Mail-Adressen von Mietern, Dateiinhalte und Brieftexte.
• Jeder Zugriff wird protokolliert. Unter Einstellungen › Datenschutz › Support-Zugriffe sehen Sie Zeitpunkt, Grund, Bezug und die angesehenen Bereiche. Inhaber und Administratoren sehen dort auch Zugriffe auf Konten ihrer Teammitglieder, soweit ihre Organisation betroffen ist.

Das Protokoll führen wir als Nachweis und zur Sicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Art. 5 Abs. 2 und Art. 32 DSGVO) und bewahren es zwei Jahre auf.

Versicherungsanfrage

Wenn Sie in der Software ein Angebot für eine Gebäudeversicherung anfragen, verarbeiten wir die Angaben der Anfrage und Ihre Kontaktdaten, um Ihnen ein Angebot zu erstellen. Grundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Anfrage bleibt gespeichert, bis die Organisation gelöscht wird.

Den Nachweis Ihrer Einwilligung bewahren wir nach Ende der Anfrage drei Jahre auf, auch wenn Ihr Konto oder Ihre Organisation zuvor gelöscht wird. Gespeichert bleiben dann nur der Wortlaut mit Version, der Zeitpunkt, ein Widerruf sowie Name und E-Mail-Adresse der Person, die eingewilligt hat. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 7 Abs. 1 DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Nachweis und Abwehr von Ansprüchen).

KI-Import

Mit der Funktion KI-Import können Nutzer Dokumente wie Mietverträge, Rechnungen oder Listen hochladen und Daten daraus automatisch auslesen lassen. Dafür wird der Inhalt des Dokuments an den Lovable AI Gateway übermittelt und dort mit einem Sprachmodell von Google (Gemini) verarbeitet. Das Ergebnis wird dem Nutzer als Vorschlag angezeigt und erst nach seiner Bestätigung übernommen. Die Übermittlung erfolgt nur, wenn die Funktion aktiv genutzt wird. Dabei kann es zu einer Verarbeitung in den USA kommen; siehe Abschnitt 14.

Belege per KI erfassen

Mit der Funktion „Belege per KI erfassen“ können Nutzer Rechnungen, Bescheide und Quittungen fotografieren oder hochladen und Rechnungssteller, Rechnungsnummer, Beträge, Umsatzsteuer, Daten, Leistungszeitraum, Bankverbindung und Kostenart automatisch auslesen lassen. Dafür wird die Datei (PDF oder Foto) an denselben KI-Dienst wie beim KI-Import übermittelt (Lovable AI Gateway, Sprachmodell von Google (Gemini)) und dort verarbeitet. Anders als beim KI-Import werden keine weiteren Daten aus der Software mitgesendet; die Zuordnung zum Objekt erfolgt anschließend in der Software. Belege können personenbezogene Daten enthalten, etwa Name und Anschrift des Rechnungsempfängers oder eines Mieters, Kundennummern und Bankverbindungen; diese gelangen mit der Datei zum KI-Dienst.

Die Übermittlung erfolgt nur, wenn der Nutzer das Auslesen startet (beim Hochladen mit eingeschalteter Option „Direkt mit KI auslesen“ oder über „Auslesen“ am Beleg). Belege, die per E-Mail an die persönliche Eingangsadresse gesendet werden, liegen zunächst nur in der Software und werden erst auf Anstoß des Nutzers ausgelesen. Das Ergebnis wird als Vorschlag angezeigt; gebucht und abgelegt wird erst nach Bestätigung durch den Nutzer. Das Ergebnis des Auslesens speichern wir beim Beleg. Je Auslesung protokollieren wir Zeitpunkt, Seitenzahl, Dateigröße, Tokenzahl und geschätzte Kosten, nicht den Inhalt; das Protokoll dient der Abrechnung und der Begrenzung der Nutzung. Dabei kann es zu einer Verarbeitung in den USA kommen; siehe Abschnitt 14.

11. E-Mail-Versand, Benachrichtigungen und SMS

Wir versenden E-Mails, die für die Nutzung erforderlich sind, etwa zur Bestätigung der E-Mail-Adresse, zum Zurücksetzen des Passworts, Sicherheitshinweise, Erinnerungen und Benachrichtigungen aus der Software sowie Dokumente, die Nutzer aus der Software an Dritte versenden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Wöchentliche Zusammenfassungen und andere optionale Benachrichtigungen können Sie in den Einstellungen oder über den Abmeldelink in der E-Mail abbestellen. Wir protokollieren den Versand (Empfänger, Zeitpunkt, Zustellstatus), um Zustellprobleme zu erkennen und Abmeldungen zu beachten.

Für den Versand nutzen wir:

• den Mailserver unseres Hosters ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Inh. René Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, Deutschland, für Registrierungs-, Passwort- und Benachrichtigungs-E-Mails,
• Resend (Resend, Inc., USA) für die Weiterleitung von Kontaktanfragen, bestimmte Sicherheitshinweise und den Empfang von E-Mails, die Nutzer an ihre persönliche immoflow-Eingangsadresse senden, um Dokumente in die Software zu übernehmen.

Wenn Nutzer in der Software Erinnerungen per SMS aktivieren, wird die hinterlegte Mobilfunknummer zusammen mit dem Erinnerungstext an den SMS-Dienst Twilio (Twilio Inc., USA) übermittelt. Mit allen genannten Anbietern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung.

12. Rechtsgrundlagen im Überblick

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Einwilligung (z. B. Google Analytics und Google Ads),
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen (z. B. Konto, Software, Support),
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: rechtliche Pflichten (z. B. Aufbewahrung von Rechnungen),
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: berechtigte Interessen (z. B. Sicherheit, Server-Logfiles, anonyme Fehleranalyse, Anonymisierung für Statistiken nach Abschnitt 17, dort auch in Verbindung mit Art. 6 Abs. 4 DSGVO),
• § 25 TDDDG: Speicherung von und Zugriff auf Informationen in Ihrem Endgerät.

13. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Kontodaten speichern wir für die Dauer des Vertrags. Nach Vertragsende oder Löschung des Kontos löschen wir die Daten, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Buchungsbelege und Rechnungen bewahren wir acht Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre auf (§ 257 HGB, § 147 AO). Abweichende Fristen sind in den einzelnen Abschnitten genannt. Außerdem gilt:

• Protokolle sicherheitsrelevanter Vorgänge und Plattform-Protokolle (darunter Nachweise von Kontolöschungen, ohne E-Mail-Adresse im Klartext): zwei Jahre, auch nach Löschung des Kontos.
• Kontaktanfragen und Support-Tickets: drei Jahre, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Anfrage abgeschlossen wurde. Tickets aus der Software werden mit dem Konto früher gelöscht.
• Sperrliste für E-Mail-Adressen (Abmeldungen, unzustellbare Adressen, Beschwerden): solange der Sperrgrund besteht, damit wir diese Adressen nicht wieder anschreiben. Die Liste bleibt auch nach einer Kontolöschung bestehen.

Diese Fristen und die Aufbewahrungsfristen aus den Abschnitten 7, 9 und 10 geben an, wann Daten zur Löschung anstehen. Wir löschen gesammelt und nicht taggenau, Daten können deshalb über das Fristende hinaus noch eine Zeit lang gespeichert sein.

Datensicherungen. Gelöschte Daten können noch in unseren Datensicherungen vorhanden sein, bis diese im regulären Zyklus überschrieben oder gelöscht werden. Sicherungen nutzen wir nur, um Daten nach Fehlern oder Angriffen wiederherzustellen.

14. Empfänger und Übermittlung in Drittländer

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, wenn dies für die genannten Zwecke erforderlich ist, eine Rechtsgrundlage besteht oder Sie eingewilligt haben. Empfänger sind vor allem unsere Dienstleister, die als Auftragsverarbeiter weisungsgebunden für uns tätig sind. Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten. Anonymisierte, zusammengefasste Statistiken (Abschnitt 17) dürfen wir veröffentlichen, an Dritte weitergeben und verkaufen; sie lassen keine Rückschlüsse auf Personen, Kunden oder einzelne Objekte zu.

Einige Dienstleister haben ihren Sitz in den USA oder können Daten dorthin übermitteln (Google, Cloudflare, Resend, Twilio, Stripe und die Anbieter des KI-Imports und von „Belege per KI erfassen“). Für die USA hat die EU-Kommission einen Angemessenheitsbeschluss (EU-US Data Privacy Framework) erlassen; er gilt für Unternehmen, die nach diesem Rahmen zertifiziert sind. Soweit ein Anbieter nicht zertifiziert ist, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Eingesetzte Dienste im Überblick

Die folgende Übersicht wird automatisiert mit dem Anwendungscode abgeglichen, damit Dokumentation und tatsächlich eingesetzte Dienste nicht auseinanderlaufen:

• Anwendungs-Backend (Datenbank, Authentifizierung, Dateispeicher) – Betrieb der Anwendung und Speicherung der Nutzerdaten als Auftragsverarbeiter. Verarbeitungsort: Europäische Union.
• Stripe (Zahlungsabwicklung) – Bestellung, Zahlung und Rechnungen, nur soweit der Tarif Professional in der Software gebucht wird. Verarbeitungsort: Irland (EU), Übermittlung in die USA möglich.
• Anonyme Produktanalyse und Fehlerprotokollierung (eigene Infrastruktur) – Stabilitäts- und Nutzbarkeitsverbesserung anhand anonymer Nutzungs- und Fehlerdaten (zufällige Sitzungskennung, keine IP, keine Cookies, kein Fingerprint). Verarbeitungsort: Europäische Union (eigene Backend-Infrastruktur).
• PostHog (Produktanalyse und Sitzungsaufzeichnung) – Nutzungsanalyse, Klickpfade und Sitzungsaufzeichnungen mit maskierten Eingabefeldern zur Verbesserung der Software; wird erst nach Einwilligung über das Cookie-Banner geladen. Verarbeitungsort: PostHog Inc., Server in der Europäischen Union (Frankfurt).
• Google Analytics 4 (mit Google Consent Mode v2) – Reichweitenmessung, Nutzungsanalyse und Messung des Werbeerfolgs (Google Analytics 4 und Google Ads über den Google Tag Manager); der Tag Manager wird erst nach Einwilligung über das Cookie-Banner geladen. Verarbeitungsort: Google Ireland Limited (Irland); Übermittlung an Google LLC (USA) möglich.
• Resend (E-Mail-Dienst) – Weiterleitung von Kontaktanfragen an uns, Sicherheitshinweise zum Konto und Empfang von E-Mails, die Kunden an ihre immoflow-Eingangsadresse senden. Verarbeitungsort: Resend, Inc. (USA).
• KI-Import und Belege per KI erfassen (Lovable AI Gateway mit Google Gemini) – Auslesen von Daten aus Dokumenten, die Nutzer für den KI-Import oder als Beleg hochladen; nur wenn die Funktion aktiv genutzt wird. Verarbeitungsort: Lovable und Google (EU/USA).
• onOffice (Immobilienangebote) – Anzeige aktueller Immobilienangebote auf der Seite „Immobilienkauf" über ein eingebettetes Fenster. Verarbeitungsort: onOffice GmbH (Deutschland).

15. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Nachricht an info@immoflow.io.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover.

16. Pflicht zur Bereitstellung, automatisierte Entscheidungen

Die Bereitstellung Ihrer Daten ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Ohne die bei der Registrierung abgefragten Pflichtangaben können wir Ihnen jedoch kein Konto bereitstellen. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

17. Anonymisierte Statistiken und Verbesserung des Angebots

Wir erstellen aus den Daten in immoflow anonymisierte Statistiken. Damit wollen wir zum Beispiel durchschnittliche Mieten oder Nebenkosten je Region auswerten, unseren Kunden Vergleichswerte anzeigen und die Software verbessern. Die Ergebnisse enthalten keine personenbezogenen Daten mehr (Erwägungsgrund 26 DSGVO). Der Schritt dorthin, die Anonymisierung, ist aber selbst eine Verarbeitung personenbezogener Daten. Dafür gilt Folgendes.

Ihre eigenen Daten als Kunde

Für die Daten unserer Kunden selbst, also Konto-, Vertrags- und Nutzungsdaten (z. B. Tarif, Anzahl der Einheiten, genutzte Funktionen), sind wir verantwortlich. Rechtsgrundlage für die Anonymisierung ist unser berechtigtes Interesse an Statistiken, Marktauswertungen und der Verbesserung unseres Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Diese Daten haben wir ursprünglich zur Bereitstellung der Software erhoben. Die Anonymisierung ist mit diesem Zweck vereinbar (Art. 6 Abs. 4 DSGVO): Sie steht in engem Zusammenhang mit unserem Angebot, betrifft keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten, hat für Sie keine Folgen, weil das Ergebnis niemandem zugeordnet werden kann, und ist durch die unten beschriebenen Schutzmaßnahmen abgesichert.

Daten, die unsere Kunden über Dritte speichern

Für Daten über Mieter, Eigentümer, Objekte und andere Kontakte sind wir Auftragsverarbeiter (Abschnitt 10). Diese Daten anonymisieren wir nur, weil der Kunde als Verantwortlicher uns dazu in der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (§ 3a) angewiesen hat. Wenn Sie Mieter oder Kontakt eines unserer Kunden sind, wenden Sie sich mit Fragen bitte an diesen.

So anonymisieren wir

• Wir entfernen Namen, Anschriften (Straße und Hausnummer), E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Bankverbindungen, Kunden-, Vertrags- und Objektnummern sowie technische Kennungen.
• Freitexte, Notizen, Dokumente und Nachrichten verwenden wir nicht.
• Ortsangaben kürzen wir höchstens auf die ersten drei Ziffern der Postleitzahl oder eine größere Region, Zeitangaben höchstens auf den Monat.
• Wir weisen nur zusammengefasste Werte aus (z. B. Anzahl, Durchschnitt, Median, Spanne), nie einzelne Datensätze.
• Jeder Wert beruht auf Daten von mindestens zehn verschiedenen Kunden und mindestens zehn verschiedenen Objekten. Ist eine Gruppe kleiner, weisen wir den Wert nicht aus oder fassen Gruppen zusammen.
• Zwischenergebnisse mit Personenbezug löschen wir nach der Anonymisierung. Wir versuchen nicht, anonymisierte Daten wieder Personen, Kunden oder Objekten zuzuordnen, und überprüfen das Verfahren regelmäßig.

Was mit den Ergebnissen geschieht

Anonymisierte Statistiken nutzen wir für eigene Auswertungen, für Vergleichswerte in der Software und zur Verbesserung unseres Angebots. Wir dürfen zusammengefasste Statistiken auch veröffentlichen (z. B. in Marktberichten), an Dritte weitergeben oder an Dritte verkaufen. Einzelne Datensätze geben wir nicht weiter und verkaufen sie nicht, auch nicht pseudonymisiert. Anonymisierte Daten nutzen wir nicht zum Training von KI-Modellen. Da sie keine personenbezogenen Daten sind, bewahren wir sie auch nach Ende eines Vertrags auf.

Widerspruchsrecht

Soweit wir Ihre eigenen Daten als Kunde auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO anonymisieren, steht Ihnen das Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO zu (siehe Abschnitt 15).

18. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Dienste oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.