Hausverwaltungs­software für kleine Verwaltungen

Bis 25 Einheiten nichts. Ab der 26. Einheit wechseln Sie in den Tarif Professional, dann kostet jede Ihrer Einheiten 0,99 € im Monat inklusive MwSt., bei 120 Einheiten also 118,80 € im Monat. Nutzer zahlen Sie nicht extra, der Tarif ist monatlich kündbar.

Inhaber, Admin, Mitarbeiter und Lesezugriff, dazu der Steuerberater-Zugang. Inhaber dürfen alles, Admins bearbeiten, laden ein und vergeben Rollen, Mitarbeiter erfassen Objekte, Buchungen, Briefe und Dokumente, Lesezugriff sieht Objekte, Mieter, Buchungen und Auswertungen, ändert aber nichts. Der Steuerberater-Zugang ist ein Lesezugriff mit Enddatum. Notfallmappe und Unterlagen für die Bank erstellen nur Inhaber und Admins.

Eine Organisation zeigt allen Mitgliedern alle Objekte. Eine weitere Organisation legen Sie in der Software nicht selbst an. Schreiben Sie uns, wenn Sie Auftraggeber getrennt führen möchten. Für jeden Eigentümer erstellen Sie die Abrechnung je Eigentümer: alle seine Objekte mit Einnahmen und Ausgaben, Ihrer Verwaltervergütung und dem Betrag, der an ihn auszuzahlen ist. Statt eines Zugangs erhält er sie als PDF.

Ja. immoflow verwaltet Mietobjekte mit Mietverhältnissen, Buchhaltung, Nebenkosten und Briefen und Eigentümergemeinschaften mit Eigentümern, Anteilen, Wirtschaftsplan und Hausgeld. Dazu kommen die Jahresabrechnung mit Gesamt- und Einzelabrechnungen und einem Vergleich von Plan und Abrechnung im PDF, Nachzahlungen und Sonderumlagen als Sollstellung, Vermögensbericht, Eigentümerwechsel, Rücklagen und Eigentümerversammlungen mit Beschluss-Sammlung. Nach dem Abschluss erstellt immoflow je Wohnung die Bescheinigung nach § 35a EStG, Guthaben legen Sie nach dem Beschluss als offene Posten zum Auszahlen an. Kosten verteilen Sie zum Beispiel nach Miteigentumsanteilen, Fläche oder mit dem Schlüssel „Je Eigentümer“. Heizkosten schätzen Sie im Wirtschaftsplan wie in der Heizkostenabrechnung nach Fläche und Verbrauch, von 50/50 bis 30/70, Warmwasser als eigene Position nach dem Warmwasserverbrauch. Heiz- und Warmwasserkosten verteilt die Jahresabrechnung nach Grund- und Verbrauchskosten, die Geldrechnung entsteht aus den Umsätzen mit Warnung bei Lücken im Bankjahr. Den Vermieteranteil an den CO2-Kosten zeigt jede Einzelabrechnung je Wohnung, Zinsen und Kapitalertragsteuer der Gemeinschaft je Eigentümer nach Anteilen. Gehört ein Beleg nach Adresse oder Kundennummer zu einem anderen Objekt, weist immoflow darauf hin. „Kosten übernehmen“ ordnet Buchungen und Belege der passenden Zeile des Wirtschaftsplans zu und rechnet Erstattungen gegen; was keine Zeile findet, steht als eigene Position mit dem Kennzeichen „nicht im Wirtschaftsplan“. Übernehmen Sie eine Gemeinschaft von einer anderen Verwaltung, erfassen Sie Rückstände, Guthaben, Kontostände und Rücklage zum Stichtag, und einen Sammeleinzug des Hausgelds teilt immoflow nach der Einzugsliste der Bank auf die Eigentümer auf. Die Eigentümerliste der bisherigen Verwaltung mit Einheiten, MEA und Eigentümern übernehmen Sie aus Excel, CSV oder PDF, auch eingescannt (gelesen direkt in Ihrem Browser, unsichere Felder markiert), mit Vorschau jeder Einheit, Erkennung vorhandener Kontakte und Rückgängig, ebenso die Positionen eines Wirtschaftsplans im Entwurf. Beim Anlegen eines Objekts wählen Sie zuerst „Mietverwaltung“ oder „WEG-Verwaltung“, ein vorhandenes Objekt lässt sich umstellen. Das ist je Objekt wählbar.

Datenbank und Dateien liegen in der EU, jede Organisation ist in der Datenbank getrennt, und wer die Zwei-Faktor-Anmeldung eingeschaltet hat, kommt ohne den Code vom Handy nicht ins Konto. Eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung stellen wir bereit.

Eine Live-Verbindung zur Bank gibt es nicht; Kontoauszüge importieren Sie als CAMT-, MT940-, CSV- oder PDF-Datei, CAMT, MT940 und CSV auch per Weiterleitung an Ihre Eingangsadresse in immoflow. Für die Steuerberatung gibt es einen DATEV-Export (SKR03 oder SKR04) und die Aufbereitung für die Anlage V als CSV oder PDF. Für eigene Auswertungen gibt es in beiden Tarifen eine lesende API.

Mieter ja, ohne eigenes Konto: Mit dem Mieter-Link sehen sie ihre Abrechnungen und freigegebene Belege und melden Zählerstände und Schäden mit Status. Den Link senden Sie per E-Mail oder teilen ihn über WhatsApp oder SMS. Ihre Steuerberatung laden Sie mit dem Steuerberater-Zugang ein: Sie sieht die Daten der Organisation bis zu einem Datum, das Sie wählen, exportiert sie und stellt Rückfragen direkt an einer Zeile der Anlage V, einem Umsatz oder einem Beleg, ändert aber nichts. Eine Buchhaltung laden Sie mit der Rolle Lesezugriff ein. Eigentümer erhalten statt eines Zugangs den Eigentümerbericht als PDF.

Sie erreichen uns in Vechta per Telefon oder über das Kontaktformular. Wir besprechen Ihren Bestand, die Übernahme aus Excel und wie Sie Team und Rollen einrichten. Für größere Bestände unterstützen wir beim Import.