WEG-Verwaltung
Jahresabrechnung der Gemeinschaft
Die Jahresabrechnung der Gemeinschaft besteht aus einer Gesamtabrechnung und je Einheit einer Einzelabrechnung. Verbindlich wird sie durch den Beschluss der Eigentümer. Bitte prüfen Sie die Abrechnung vor Versand und Beschluss.
In immoflow: Objekte › Objekt › Jahresabrechnung
Schritt für Schritt
Das Objekt mit WEG-Verwaltung öffnen, Tab „Jahresabrechnung“. Der graue Hinweis mit „So rechnet immoflow“ nennt die Rechenregeln, zum Beispiel zum Eigentümerwechsel und zur Rundung.
„Abrechnung <Jahr> anlegen“ wählen. immoflow belegt das Vorschuss-Soll Monat für Monat aus dem Wirtschaftsplan vor, der gerade galt. „Aus Hausgeld übernehmen“ ersetzt es später durch die echten Sollstellungen.
„Kosten übernehmen“: immoflow ordnet jeden Beleg und jede Buchung des Jahres einer Zeile des Wirtschaftsplans zu, nach Text, Empfänger und Kategorie, und nimmt deren Schlüssel. Unter jeder Position steht, woher der Betrag kommt; Zuordnung und Schlüssel ändern Sie dort per Auswahl, eine Buchung wählen Sie mit dem Häkchen ab. Erstattungen (Versicherung, Guthaben der Stadtwerke) mindern ihre Position, Entnahmen aus der Rücklage stehen mit Minus. Ein Beleg mit Buchung zählt einmal.
Eine Lastschrift mit mehreren Kostenarten, etwa den Grundbesitzabgaben-Bescheid, teilen Sie mit „Aufteilen“ auf die Plan-Zeilen auf. Der Vorschlag richtet sich nach den Beträgen des Plans. Die Aufteilung wird beim Umsatz gespeichert, weitere Buchungen desselben Empfängers teilt immoflow genauso auf.
„Rücklage aus Plan“ übernimmt die Zuführung laut Plan. „Position hinzufügen“ ergänzt alles Weitere mit Art, Verteilungsschlüssel, Betrag und Arbeitskosten nach § 35a EStG. Weitere Einnahmen tragen Sie mit Minus ein.
Unter „Ergebnis je Einheit“ „Aus Hausgeld übernehmen“ wählen: Soll und Zahlungen kommen aus den Hausgeld-Sollstellungen. Auf eine Einheit klicken, um Vorschuss-Soll, gezahlte Vorschüsse (nachrichtlich), Verbrauchswerte und einen Eigentümerwechsel im Jahr zu ändern.
Den orangen Hinweis „Noch nicht vollständig“ abarbeiten. Dann „PDF Gesamtabrechnung“ und „PDF Einzelabrechnungen“ erzeugen, bei Bedarf auch „PDF Vermögensbericht“.
Zum Schluss „Abschließen“ wählen. Die Karte „Saldenprobe“ zeigt vorher, ob Verteilung, Kosten, Geldkonten, Rücklage, Kontenstand und Zahlungen zusammenpassen.
Nach der Versammlung „Beschluss eintragen“ wählen. Die Karte „Nachzahlungen“ zeigt je Einheit den Betrag: Fälligkeit festlegen und „Nachzahlungen anlegen“ wählen. Guthaben legen Sie darunter mit „Guthaben als Posten anlegen“ an.
Ergebnis
Sie haben Gesamt- und Einzelabrechnungen als PDF. In der Tabelle bedeutet positiv Nachzahlung, negativ Guthaben. Angelegte Nachzahlungen stehen unter Offene Posten, zugeordnet und gemahnt wird wie beim Hausgeld. Angelegte Guthaben stehen dort unter „Guthaben auszahlen“. Sind Wohnungen als SEV gekennzeichnet, erscheint darunter die Karte „Sondereigentumsverwaltung“, siehe Nebenkosten der SEV-Wohnung vorbefüllen.
Sonderfälle
Welches Jahr zählt, welche Belege fehlen
Standard ist das Kassenprinzip: Kosten kommen nach Rechnungs- oder Buchungsdatum ins Jahr. Eine Rechnung aus dem Vorjahr, die in keiner Abrechnung steht, erscheint mit ihrer Buchung im Zahlungsjahr. Unter „Rundung und Kosten im Jahr“ wählen Sie stattdessen den Leistungszeitraum, dann grenzt „Kosten übernehmen“ Belege mit Leistungszeitraum tageweise ab. Eine einzelne Rechnung über den Jahreswechsel grenzen Sie in der Position ab, siehe Heizkosten nach Heizkostenverordnung verteilen. Die Saldenprobe vergleicht die Positionen mit den Ausgaben der Buchhaltung und nennt die Differenz.
Kosten ohne Zeile im Wirtschaftsplan
Eine Ausgabe, für die der Wirtschaftsplan keine Zeile hat, etwa eine Versicherung oder ein Hausmeister, wird beim Übernehmen eine eigene Position mit dem Namen ihrer Kostenart. Steht im Buchungstext „Hauswart“ und heißt die Zeile im Plan „Hausmeisterdienst“, findet immoflow die Zeile über die Kostenart. Ohne Zeile gilt der Schlüssel, den der Plan für diese Kostenart nutzt, bei Heizung und Warmwasser der Verbrauch, sonst die Miteigentumsanteile. Die Position trägt das Kennzeichen „nicht im Wirtschaftsplan“, im PDF steht sie mit Plan 0,00 €. Bitte prüfen Sie Art und Schlüssel per Klick auf die Position.
Geldkonten gehen nicht auf
Unter „Geldkonten“ tragen Sie Anfangsbestand, Einnahmen, Ausgaben und Endbestand ein. Stimmt die Rechnung nicht, erscheint „Geldkonten gehen nicht auf“ mit der Differenz.
Plan und Abrechnung im PDF
Dieser Abschnitt der Gesamtabrechnung stellt je Position Plan, Abrechnung und Abweichung nebeneinander, Einnahmen und Ausgaben getrennt. Position und Plan-Zeile gehören zusammen, wenn Bezeichnung oder Kostenart gleich sind. „Abrechnung“ zeigt die Positionen und die gezahlten Vorschüsse, nicht die Zahlungen des Jahres, die stehen, soweit erfasst, unter „Geldkonten“. Die Tabelle ändert keinen Betrag der Abrechnung.
PDF-Knöpfe sind grau
Solange die Berechnung Probleme meldet, etwa fehlende Verteilerwerte, lassen sich die PDFs nicht erzeugen. Der orange Hinweis nennt die Gründe.
Saldenprobe beim Abschließen
Jeder Punkt der Saldenprobe steht auf „Stimmt“, „Abweichung“, „Fehlt“ oder „Nicht verteilt“. Sind noch nicht alle Kosten verteilt, lässt sich die Abrechnung nicht abschließen. Bei den übrigen offenen Punkten zeigt immoflow sie vor dem Abschließen noch einmal und fragt nach.
Abrechnung abschließen
„Abschließen“ sperrt Positionen, Geldkonten und Vermögen und schreibt MEA und Fläche fest. „Wieder öffnen“ hebt die Sperre auf, angelegte Nachzahlungen und Guthaben nehmen Sie vorher zurück. Das Beschlussdatum können Sie danach einmal nachtragen, ohne wieder zu öffnen. Beim Eigentümerwechsel zeigt die Abrechnung beide Eigentümer, die Regeln dazu stehen unter „So rechnet immoflow“.
Nachzahlungen und Guthaben
Eine Nachzahlung wird je Einheit ein Posten für den Eigentümer. Ein Guthaben wird auf Wunsch ein Posten zum Auszahlen: Überweisen Sie den Betrag und ordnen Sie die Überweisung in Umsätze dem Guthaben zu. Eine Verrechnung mit offenem Hausgeld macht immoflow nicht. Solange nichts zugeordnet ist, nimmt „Zurücknehmen“ die Posten zurück. „Aus Hausgeld übernehmen“ lässt Nachzahlungen und Guthaben aus und zählt Sonderumlagen zum Vorschuss-Soll.
Arbeitskosten nach § 35a EStG
Bei der Position tragen Sie die Arbeitskosten und ihre Art ein: haushaltsnahe Dienstleistung oder Handwerkerleistung. immoflow schlägt die Art aus der Bezeichnung vor. Die Einzelabrechnung zeigt beide getrennt, fehlt die Art, steht der Betrag dort ohne Zuordnung und der orange Hinweis nennt die Position. Nach dem Abschluss erstellt „PDF § 35a-Bescheinigungen“ je Einheit eine Bescheinigung nach dem Muster des Bundesfinanzministeriums, mit dem Anteil des Eigentümers je Position. Ohne Art bleibt der Knopf gesperrt.
Heizkosten und Wasser laut Messdienst
Heizkosten verteilt die Position mit „Nach Heizkostenverordnung verteilen“ in Grund- und Verbrauchskosten, siehe Heizkosten nach Heizkostenverordnung verteilen. Für andere Werte je Einheit, etwa Wasser, gibt es „Verbrauch“ und drei eigene Schlüssel, deren Namen Sie bei der Position festlegen.
Die Vorverwaltung rundet anders
Standard ist der Restcent-Ausgleich: Die Anteile ergeben jede Position auf den Cent. Viele Verwalterprogramme runden jeden Anteil für sich, dann weichen einzelne Einheiten um einen Cent ab. Unter „Rundung und Kosten im Jahr“ wählen Sie „Je Einheit runden“. Die Gesamtabrechnung nennt dann die Differenz zwischen Anteilen und Kosten. Die nächste Abrechnung der Gemeinschaft übernimmt die Wahl.
Vermögensbericht
Der Vermögensbericht steht in der Jahresabrechnung und zeigt Konten, Rücklage, Forderungen und Saldo. Die Zahlen zur Rücklage kommen aus den Buchungen, siehe Erhaltungsrücklage führen. Angaben zum Vermögen tragen Sie unter „Beschluss und Vermögen“ ein.
Vermögensbericht ohne alle Kontostände
Fehlt ein Kontostand, erstellt immoflow den Vermögensbericht als Teilbericht: Das Konto steht mit „nicht belegt“ im Bericht, Bestand und Saldo enthalten nur die belegten Konten, und der Bericht sagt das oben. Ein Konto, dessen Stand nur aus den Umsätzen gerechnet ist, trägt den Zusatz „rechnerisch, ohne Kontoauszug“. „Weiteres Gemeinschaftsvermögen“ erscheint auch ohne Kontostand im PDF. Die Saldenprobe zeigt bei „Kontenstand“ „Fehlt“, bis alle Kontostände da sind.
Kapitalerträge für die Anlage KAP
Hat die Gemeinschaft Zinsen bekommen, zeigt die Karte „Kapitalerträge (Anlage KAP)“ Zinsen, Kapitalertragsteuer und Solidaritätszuschlag je Einheit nach Miteigentumsanteilen. Jede Einzelabrechnung im PDF bekommt dazu eine Anlage für die Steuererklärung des Eigentümers. Die Zahlen kommen aus den Umsätzen der Konten der Gemeinschaft, sonst aus der Rücklage. Liegt die Steuerbescheinigung der Bank vor, tragen Sie ihre Werte unter „Beschluss und Vermögen“ ein; sie gelten dann vorrangig. Die Anlage ersetzt keine Steuerbescheinigung, bitte vor dem Versand prüfen.
Beleg oder Umsatz gehört zu einem anderen Objekt
„Kosten übernehmen“ markiert Belege und Umsätze mit „Anderes Objekt?“, wenn die Adresse oder Kundennummer auf dem Beleg, eine im Buchungstext genannte Gemeinschaft („WEG Musterstr. 5“) oder das Bankkonto zu einem anderen Objekt passt. Nehmen Sie den Haken heraus, wenn der Posten nicht in diese Abrechnung gehört. Gesperrt wird nichts.
Stand: 07.11.2026. Die Hinweise ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung.
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