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Sicherheit & Datenschutz

Sicherheit und Datenschutz in immoflow

Mieterdaten sind sensibel. immoflow schützt Ihr Konto mit Zwei-Faktor-Anmeldung, trennt die Daten jeder Organisation in der Datenbank, speichert Datenbank und Dateien in der EU und gibt Ihnen Export und Löschung selbst in die Hand.

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Bis 25 Einheiten dauerhaft kostenlos. Ab der 26. Einheit brauchen Sie den Tarif Professional, den Sie bei uns anfragen. Dann kostet jede Ihrer Einheiten 0,99 € im Monat inklusive MwSt.

  • Datenbank und Dateien in der EU (Frankfurt)
  • Zwei-Faktor-Anmeldung
  • Export und Löschung selbst steuern

Datenschutz in der Immobilienverwaltung: worauf es ankommt

Wer vermietet, verarbeitet personenbezogene Daten: Namen, Anschriften, Bankverbindungen, Zahlungen und manchmal auch die Zahl der Personen im Haushalt. Die Datenschutz-Grundverordnung verlangt, dass diese Daten angemessen geschützt sind und Sie wissen, wo sie liegen und wer darauf zugreift. Eine Excel-Datei auf dem Laptop oder ein geteilter Ordner in der Cloud erfüllt das oft nur mit viel Aufwand.

immoflow ist für diese Anforderungen gebaut. Jede Organisation hat ihren eigenen, abgeschlossenen Datenbestand. Die Trennung ist direkt in der Datenbank verankert und wird für jede einzelne Tabelle automatisch geprüft: Eine fremde Organisation sieht nichts. Wer in Ihrer Organisation was darf, legen Sie mit vier Rollen und einem Steuerberater-Zugang mit Enddatum fest.

Für einzelne Aufgaben setzt immoflow weitere Dienstleister ein: Der Versand von E-Mails, also Briefe, Abrechnungen und Einladungen, läuft über E-Mail-Dienstleister. Der optionale KI-Import (Beta) gibt das Dokument zusammen mit einer Liste Ihrer Objekte, Einheiten, Kontakte und Mietverhältnisse an einen KI-Anbieter weiter, zum Beispiel Namen und E-Mail-Adressen, damit vorhandene Einträge erkannt werden. „Belege per KI erfassen“ gibt nur die Datei weiter. Beides geschieht nur, wenn Sie das Auslesen starten. Alle Dienstleister mit Verarbeitungsort nennt die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

Ihre Daten gehören Ihnen. Sie können jederzeit alles als ZIP-Datei exportieren und Ihre Organisation selbst löschen. Wie wir mit Daten umgehen, steht in der Datenschutzerklärung, die Pflichten als Auftragsverarbeiter in der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

Worauf Sie sich verlassen können

Wir werben ohne Siegel und Schlagworte. Was auf dieser Seite steht, ist in der Software umgesetzt und geprüft.

Echte Ansichten aus der App

Sicherheit, die Sie selbst einstellen

Zwei-Faktor-Anmeldung mit Authenticator-App

Unter Einstellungen › Sicherheit richten Sie die Zwei-Faktor-Anmeldung in wenigen Schritten ein. Ist sie aktiv, prüft nicht nur die Anmeldeseite den zweiten Faktor, sondern auch der Server bei jedem Zugriff auf Ihre Daten.
  • Einmal-Codes aus einer Authenticator-App
  • Zweites Gerät hinterlegbar
  • Wiederherstellungscodes für den Notfall
  • Auf dem Server durchgesetzt, nicht nur im Browser
  • Auf Wunsch bis zu 30 Tage angemeldet bleiben, nur auf Ihrem eigenen Gerät

Nutzer und Rollen

Laden Sie Ihr Team oder Ihre Steuerberatung per E-Mail ein und legen Sie fest, was jede Person darf. Eigentümer erhalten statt eines Zugangs den Eigentümerbericht. Die Rollen sind in der App in einem Satz erklärt.
  • Inhaber: darf alles, auch Inhaber ernennen
  • Admin: bearbeiten, einladen, Rollen vergeben, Briefkopf
  • Mitarbeiter: Objekte, Buchungen, Briefe und Dokumente bearbeiten
  • Lesezugriff: Objekte, Mieter, Buchungen und Auswertungen ansehen, nichts ändern
  • Steuerberater: ansehen und exportieren bis zu einem Datum, das Sie wählen
  • Zugang deaktivieren und später mit alter Rolle wieder aktivieren
Einstellungen, Nutzer & Rollen: Person einladen, Rollen Inhaber, Admin, Mitarbeiter und Lesezugriff erklärt (Bild vergrößern)

Export und Löschung per Klick

Unter Einstellungen › Datenschutz exportieren Inhaber und Admins alle Daten der Organisation als ZIP-Datei. Die Löschung beantragt der Inhaber, mit 30 Tagen Frist zum Zurücknehmen.
  • ZIP mit Tabellen (CSV, JSON) und allen Dokumenten
  • Organisation während der Frist schreibgeschützt
  • Danach endgültige Löschung

Funktionen

Schutzmaßnahmen im Überblick

  • Datenbank und Dateien in der EU

    Datenbank, Anmeldung und Dateien bei Supabase in Frankfurt am Main, mit Auftragsverarbeitungsvertrag.

  • Zwei-Faktor-Anmeldung

    Authenticator-App mit Einmal-Codes, auf dem Server durchgesetzt.

  • Angemeldet bleibenNeu

    „Auf diesem Gerät angemeldet bleiben“ bei der Code-Eingabe: bis zu 30 Tage ohne Abmeldung nach 30 Minuten Pause. „Abmelden“ beendet die Anmeldung auf allen Geräten.

  • Organisationen und Rollen

    Daten je Organisation getrennt, vier Rollen plus Steuerberater-Zugang, Einladungen per E-Mail.

  • Aktivitäten im TeamNeu

    Inhaber und Admins sehen im Tab „Aktivitäten“, wer Objekte, Mietverhältnisse, Buchungen oder Abrechnungen angelegt oder geändert hat, für die letzten 12 Monate. Gespeichert werden nur die Namen der Felder, keine Inhalte.

  • Export und Löschung

    Alle Daten als ZIP, Löschung mit 30 Tagen Rücknahmefrist.

  • Protokoll

    Kritische Aktionen werden protokolliert. E-Mail-Adressen stehen dort nicht im Klartext.

  • Keine Tracker in der App

    Keine Analyse- oder Werbedienste in der Anwendung. Auf der Website lädt Google sofort, Cookies nur mit Einwilligung.

Technik

Wie die Trennung der Daten funktioniert

Jeder Eintrag in immoflow, von Objekten über Buchungen bis zu Dokumenten, gehört fest zu einer Organisation. Die Datenbank prüft bei jeder Abfrage, ob die angemeldete Person Mitglied dieser Organisation ist. Diese Regeln gelten unabhängig davon, welche Seite oder Funktion die Daten anfragt.

Das prüfen wir laufend automatisch: Eine fremde Organisation sieht keine Daten. Hat eine Person die Zwei-Faktor-Anmeldung eingerichtet, verlangt die Datenbank für den Zugriff eine Sitzung mit bestätigtem zweitem Faktor. Dateien liegen in einem privaten Speicher, getrennt nach Organisation, und werden nur über zeitlich begrenzte Links angezeigt.

Geldbeträge speichert immoflow als ganze Cent. Das schützt vor Rundungsfehlern in Abrechnungen und Auswertungen.

FAQ

Häufige Fragen

Wo liegen meine Daten?

Datenbank, Anmeldung und Dateien betreiben wir über den Dienstleister Supabase in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main, also in der EU. Mit Supabase besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Die Verbindung zwischen Ihrem Browser und immoflow ist verschlüsselt. Für E-Mail-Versand, Hosting und KI-Funktionen kommen weitere Dienstleister hinzu; sie stehen mit ihrem Verarbeitungsort in der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

Wie richte ich die Zwei-Faktor-Anmeldung ein?

Unter Einstellungen › Sicherheit scannen Sie einen QR-Code mit einer Authenticator-App auf Ihrem Handy und bestätigen mit dem angezeigten Code. Danach fragt immoflow bei jeder Anmeldung zusätzlich nach dem Code. Sie können ein zweites Gerät hinterlegen.

Muss ich mich jedes Mal neu anmelden?

Nach 30 Minuten ohne Aktivität meldet immoflow Sie ab, zwei Minuten vorher erscheint eine Warnung. Mit eingerichteter Zwei-Faktor-Anmeldung setzen Sie bei der Code-Eingabe den Haken „Auf diesem Gerät angemeldet bleiben“. Dann bleiben Sie auf diesem Gerät bis zu 30 Tage angemeldet. Wählen Sie das nur auf Ihrem eigenen Gerät. Unter Einstellungen › Sicherheit heben Sie es mit „Nicht mehr merken“ wieder auf, und „Abmelden“ beendet die Anmeldung auf allen Geräten.

Was passiert, wenn ich mein Handy verliere?

Dann melden Sie sich mit einem Ihrer Wiederherstellungscodes an. Sie erhalten diese Codes beim Einrichten der Zwei-Faktor-Anmeldung; jeder Code gilt nur einmal. Danach richten Sie unter Einstellungen › Sicherheit Ihr neues Handy ein und erzeugen neue Codes.

Was mache ich, wenn jemand das Team verlässt?

Inhaber und Admins deaktivieren unter Einstellungen › Nutzer & Rollen den Zugang der Person. Sie sieht dann keine Daten der Organisation mehr, ihre Rolle bleibt gespeichert. Später aktivieren Sie den Zugang mit der alten Rolle wieder oder entfernen die Person endgültig. Je Person sehen Inhaber und Admins außerdem, wann sie sich zuletzt angemeldet hat und ob die Zwei-Faktor-Anmeldung an ist.

Bekomme ich einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?

Ja. Die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung finden Sie unter Rechtliches › Auftragsverarbeitung. Sie gilt für die personenbezogenen Daten Ihrer Mieter, die Sie in immoflow verarbeiten.

Kann ich alle meine Daten exportieren?

Ja. Inhaber und Admins laden unter Einstellungen › Datenschutz eine ZIP-Datei mit allen Daten der Organisation herunter: Objekte, Mietverhältnisse, Kontakte, Buchungen, Briefe und alle hochgeladenen Dokumente, Tabellen als CSV und JSON.

Was passiert, wenn ich meine Organisation lösche?

Der Inhaber beantragt die Löschung. Danach gilt eine Frist von 30 Tagen, in der Sie die Löschung zurücknehmen können; die Organisation ist in dieser Zeit schreibgeschützt. Nach Ablauf werden die Daten und Dokumente endgültig gelöscht.

Nutzt immoflow Tracking in der App?

Nein. In der App laufen keine Analyse- oder Werbe-Tracker. Auf der Website lädt Google sofort, setzt ohne Ihre Einwilligung aber keine Cookies. Dabei erhält Google technisch bedingt Ihre IP-Adresse und einfache Signale. Weitere Dienste starten nur mit Ihrer Einwilligung.

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