Anleitung zum Nebenkosten-Assistenten
So erstellen Sie Ihre Nebenkostenabrechnung in sieben Schritten, von der Rechnung bis zum gebuchten Ergebnis: Kosten nach Betriebskostenverordnung erfassen, Umlageschlüssel und Zählerstände anwenden, prüfen, PDF je Mieter erzeugen, versenden und buchen.
Bis 25 Einheiten dauerhaft kostenlos. Ab der 26. Einheit brauchen Sie den Tarif Professional, den Sie bei uns anfragen. Dann kostet jede Ihrer Einheiten 0,99 € im Monat inklusive MwSt.
Die Nebenkostenabrechnung ist in immoflow ein eigener Hauptbereich mit den Tabs Übersicht, Kosten, Schlüssel, Zähler & Verbrauch und Einstellungen. Die Übersicht zeigt je Objekt und Jahr den Stand der Abrechnung und eine Fristampel. Eine Abrechnung erstellen Sie mit dem Assistenten, der jeden Zwischenstand automatisch als Entwurf speichert. Sie können also jederzeit aufhören und später weitermachen.
Diese Anleitung erklärt jeden Schritt im Detail. Einen kompakten Überblick mit Vergleich und Preisen finden Sie auf der Seite Nebenkostenabrechnung Software. Wenn Sie die Grundlagen der Abrechnung nachlesen möchten, hilft unser Leitfaden zur Nebenkostenabrechnung.
Gerechnet wird mit einem eigenen Rechenkern. Er arbeitet in ganzen Cent, rechnet Anteile exakt und rundet erst am Ende einmal je Zeile. Jede Regel, nach der er rechnet, ist in unserem Regelwerk mit ihrer Quelle beschrieben, also der Betriebskostenverordnung, der Heizkostenverordnung oder dem BGB. Wo das Recht Spielraum lässt, weist die App mit dem Hinweis „Im Zweifel nachfragen“ darauf hin.
Ablauf
Die Schritte bauen aufeinander auf. Fertig ist die Abrechnung erst, wenn die Prüfung keine Fehler mehr meldet.
Echte Ansichten aus der App
Aufgenommen in der aktuellen Version mit der Demo-Organisation und erfundenen Zahlen.
Schritt 1
Schritt 2
Schritt 3
Schritt 4
Schritte 5 bis 7
Im Schritt „Ergebnis“ sehen Sie für jedes Mietverhältnis den Kostenanteil, die gezahlten Vorauszahlungen und daraus die Nachzahlung oder das Guthaben. Hier legen Sie auch die neuen Vorauszahlungen fest. immoflow schlägt einen Betrag vor, Sie können ihn ändern oder „Nicht ändern“ wählen. Genau diese Festlegung steht dann im PDF.
Für ausgezogene Mieter fragt der Assistent nach der neuen Anschrift. Ohne Anschrift ist der Postversand gesperrt, per E-Mail können Sie trotzdem senden. Im Schritt „Versand“ entsteht je Mieter ein Brief mit dem Anschreiben aus dem Bereich Briefe und der Abrechnung als Anlage. Das PDF wird automatisch in Dokumente abgelegt.
„Buchen“ stellt Nachzahlungen und Guthaben als offene Posten in die Buchhaltung und übernimmt die neuen Vorauszahlungen ab dem festgelegten Monat in die Mietverhältnisse.
Funktionen
Gut zu wissen
Der Umlageschlüssel bestimmt, welchen Anteil an einer Kostenart ein Mieter trägt. Ist im Mietvertrag nichts anderes vereinbart, gilt die Wohnfläche; was nach Verbrauch erfasst wird, wird nach Verbrauch verteilt (§ 556a Abs. 1 BGB). In immoflow wählen Sie je Kostenposition einen dieser Schlüssel:
Welcher Schlüssel für eine Kostenart üblich ist, schlägt immoflow vor. Ein im Mietvertrag vereinbarter Schlüssel hat Vorrang. Mehr dazu im Glossar unter Umlageschlüssel.
Erste Abrechnung und Sonderfälle
Wer zum ersten Mal abrechnet, beantwortet zuerst ein paar Fragen. Wer Sonderfälle hat, findet sie im Assistenten statt in einer Tabelle daneben.
Hat ein Objekt noch keine Abrechnung, fragt der Assistent vor Schritt 1 nach Ihrer Situation: Wie wird geheizt? Wer liest die Heizkosten ab? Wohnen Sie selbst im Haus? Gab es einen Mieterwechsel oder Leerstand? Ist es eine Eigentumswohnung mit Hausgeldabrechnung? Ist ein Laden, Büro oder eine Praxis dabei? Was immoflow aus Ihren Daten schon weiß, ist vorbelegt; jede Frage können Sie auch später beantworten.
Aus den Antworten entsteht die Liste „Was Sie brauchen“ mit den Unterlagen für Ihr Haus, zum Abhaken und zum Ausdrucken. Im Schritt „Schlüssel“ zeigt der Assistent zuerst, was zu Ihrer Situation passt; alles Weitere liegt unter „Weitere Einstellungen“. Bei einer einzigen Wohnung gibt es zum Beispiel nichts zu verteilen.
Einige Fehler sperren PDF und Versand, bis sie geklärt sind: wenn Heizkosten doppelt erfasst sind (als Position und in der Bestandsrechnung), wenn offen ist, ob die Fläche von Garagen und Stellplätzen im Schlüssel Wohnfläche mitzählt, oder wenn für einen Mieter keine oder zu wenige Vorauszahlungen gebucht sind. Dann fragt immoflow, ob der Mieter vollständig gezahlt hat, und bietet an, die Vorauszahlungen nach Monaten einzutragen. Fehlt bei einem Schlüssel ein Wert, etwa die Fläche eines Ladens, springt die Meldung direkt zum Feld.
Wie letztes Jahr
Die neue Abrechnung mit Positionen, Schlüsseln und Einstellungen des Vorjahres anlegen. Eine Übersicht zeigt, was anders ist, etwa Beträge, Belege, Mieterwechsel und fehlende Zählerstände; Sie bestätigen Abschnitt für Abschnitt.
Nicht umlagefähiger Anteil je Rechnung
Reparatur in der Hausmeisterrechnung oder Verwaltungsanteil als Betrag oder Prozent abziehen, mit Grund.
Leistungszeitraum abgrenzen
Versicherung von April bis März: nur die Tage im Abrechnungszeitraum zählen. Umschaltbar auf das Zahlungsdatum.
Kombinierte Schlüssel und Vorwegabzug
Eine Position zum Teil nach Fläche, zum Teil nach Personen verteilen; den Anteil eines Ladens vorab abziehen.
Verbrauch aus den Zählerständen
Beim Schlüssel „Verbrauch“ wählen Sie die Zählerart, etwa Kaltwasser oder Strom. Die Verbräuche übernimmt der Assistent dann mit Quelle aus den Zählerständen.
Differenzzähler
Hat eine Wohnung keinen eigenen Zähler, errechnet immoflow ihren Verbrauch: Hauptzähler minus Unterzähler, mit Rechenweg in der Abrechnung.
Einheiten ohne Zähler
In einer Verbrauchsposition zahlen Einheiten mit Zähler nach Verbrauch. Den Rest des Hauptzählers verteilen Sie nach Personen, Fläche oder Einheiten auf die Einheiten ohne Zähler.
Personenzahl im Jahr ändern
Zieht jemand ein oder aus, rechnet der Personenschlüssel mit Personentagen.
Pauschale und Teilinklusivmiete
Mieter mit Betriebskostenpauschale bekommen keine Abrechnung; bei Teilinklusivmiete sind die enthaltenen Kostenarten vorbelegt.
Guthaben verrechnen
Ein Guthaben mit offener Miete verrechnen oder eine Nachzahlung nach Auszug mit der Kaution, mit Satz im PDF.
Miete nach der Buchung nachgetragen
Die schon abgerechnete Vorauszahlung wird ersetzt und nicht zweimal gefordert. Die gebuchte Abrechnung bleibt, wie sie ist.
Korrektur mit Vergleich
Eine gebuchte Abrechnung korrigieren Sie mit Grund als neue Version. Danach stehen alte und neue Fassung je Mieter und Kostenposition nebeneinander.
Pflicht zu 70 % nach Verbrauch
Drei Fragen zu Wärmeschutz, Öl- oder Gasheizung und gedämmten Rohren zeigen, ob 70 % nach Verbrauch vorgeschrieben sind. Im Zweifel hebt immoflow den Anteil nach Verbrauch auf 70 % an.
Heizung ohne Verbrauchserfassung
Verteilen Sie Heizkosten ohne Verbrauchserfassung, zeigt der Assistent beim Schlüssel einen Hinweis zur Heizkostenverordnung und ob die Kürzung schon eingerechnet ist.
Doppelt angelegtes Mietverhältnis
Überschneiden sich zwei Mietverhältnisse, nennt der Assistent Namen und Zeiträume. Ein versehentlich angelegtes nehmen Sie direkt aus dem Hinweis heraus aus der Abrechnung.
§ 35a-Bescheinigung als eigenes Blatt
Weisen Sie haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen aus, steht die Bescheinigung je Mieter auf einer eigenen letzten Seite, mit Zwischensumme je Art.
Heizöl, Pellets, Flüssiggas, Kohle
Bestandsrechnung aus Anfangsbestand, Lieferungen und Endbestand; stimmt eine eingetragene Brennstoff-Position auf den Cent mit dem Verbrauch überein, verbindet immoflow beide selbst. Aus Heizöl-, Flüssiggas- und Kohlelieferungen entsteht die CO2-Rechnung als Vorschlag.
Messdienst-Abrechnung
Beträge je Nutzeinheit als CSV einlesen; ista, Techem, Brunata, Minol und KALO werden am Namen erkannt, Spalten zuordnen von Hand.
Belegpaket und Einwendungen
Rechnungen und Abrechnung als ZIP oder Link für den Mieter; Einwendungen mit Eingang, Antwort und Korrektur festhalten.
Gut zu wissen
Rechtsgrundlagen
Die Regeln, die der Assistent anwendet, jeweils mit Quelle. In der App zeigt jeder Hinweis seine Rechtsquelle.
Umlegen dürfen Sie nur Betriebskosten, die im Mietvertrag vereinbart sind und zum Katalog der Betriebskostenverordnung gehören.
In immoflow: Je Mietverhältnis ist hinterlegt, welche Kostenarten vereinbart sind; nicht vereinbarte trägt der Vermieter.
Quelle: § 556 Abs. 1 BGB, § 2 BetrKV (öffnet gesetze-im-internet.de)
„Sonstige Betriebskosten“ sind nur umlagefähig, wenn sie ausdrücklich vereinbart sind.
Verwaltungs- sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten sind keine Betriebskosten und dürfen nicht umgelegt werden.
Ohne abweichende Vereinbarung werden Betriebskosten nach dem Anteil der Wohnfläche verteilt; erfasster Verbrauch wird nach Verbrauch verteilt.
Kosten für leer stehende Einheiten trägt beim Flächenschlüssel der Vermieter.
In immoflow: Leerstand wird aus den Mietzeiträumen erkannt und als Vermieteranteil ausgewiesen.
Quelle: § 556a BGB (herrschende Meinung) (öffnet gesetze-im-internet.de)
Nach einer Abrechnung dürfen die Vorauszahlungen auf eine angemessene Höhe angepasst werden.
In immoflow: immoflow schlägt neue Vorauszahlungen aus dem Ergebnis vor; die Formel ist eine Festlegung von immoflow.
Der Abrechnungszeitraum darf höchstens zwölf Monate umfassen.
Quelle: § 556 Abs. 3 Satz 1 BGB (öffnet gesetze-im-internet.de)
Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Danach sind Nachforderungen ausgeschlossen, außer der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten.
In immoflow: Die Fristampel erinnert ab drei Monaten vor Fristende.
Quelle: § 556 Abs. 3 Satz 2 und 3 BGB (öffnet gesetze-im-internet.de)
Die Abrechnung kann die Anteile für haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen ausweisen, die Mieter steuerlich geltend machen können.
Quelle: § 35a EStG (öffnet gesetze-im-internet.de)
Hinweis: Diese Funktion beschreibt, wie immoflow rechnet. Die Einzelheiten werden derzeit fachlich geprüft.
Für die Heizkostenabrechnung übernehmen Sie die Kosten der Heizanlage und die Ablesewerte des Messdienstes. Im Schritt „Schlüssel“ stellen Sie den Verbrauchsanteil ein, tragen bei einer verbundenen Anlage die Wärmemenge für Warmwasser oder den Warmwasserbetrag laut Messdienst ein und geben für Gas, Öl oder Fernwärme den CO2-Ausstoß an. Fehlt eine dieser Angaben, meldet die Prüfliste das, bevor ein PDF entsteht.
Ob die Heizkosten zu 70 % nach Verbrauch verteilt werden müssen, klären unter „Sonderfälle anzeigen“ drei Fragen: zum Wärmeschutz des Gebäudes, zur Öl- oder Gasheizung und zu gedämmten Rohren. Ist eine Antwort „Nein“, verlangt immoflow keine 70 %; sind alle „Ja“ oder bleibt eine offen, hebt immoflow den Anteil nach Verbrauch auf 70 % an.
Heiz- und Warmwasserkosten werden zu mindestens 50 und höchstens 70 Prozent nach dem erfassten Verbrauch verteilt.
Wird nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, obwohl es vorgeschrieben ist, darf der Mieter seinen Anteil um 15 Prozent kürzen.
Quelle: § 12 Abs. 1 HeizkostenV (öffnet gesetze-im-internet.de)
Die CO2-Kosten der Heizung werden nach einem Stufenmodell zwischen Vermieter und Mieter aufgeteilt.
In immoflow: immoflow berechnet die Aufteilung aus den Angaben des Brennstofflieferanten.
Quelle: CO2KostAufG (öffnet gesetze-im-internet.de)
Hinweis: Diese Funktion beschreibt, wie immoflow rechnet. Die Einzelheiten werden derzeit fachlich geprüft.
Die Hinweise erklären, wie immoflow rechnet, und ersetzen keine Rechtsberatung. Verbindlich ist Ihr Mietvertrag und die geltende Rechtslage.
Wo das Recht Spielraum lässt
FAQ
Weitere Antworten: Kosten, Gewerbe, Leerstand und Mieterwechsel
Die Nebenkostenabrechnung ist im kostenlosen Tarif enthalten. Starten Sie mit Ihren Zahlen oder mit Beispieldaten.
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