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Mietverwaltung

Mietverhältnisse und Verträge

Wer wohnt wo, zu welcher Miete, mit welcher Kaution und bis wann? immoflow hält jedes Mietverhältnis mit Mietart, Vorauszahlungen, Kaution und Kündigung an einer Stelle fest und erzeugt daraus die monatlichen Sollstellungen.

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Bis 25 Einheiten dauerhaft kostenlos. Ab der 26. Einheit brauchen Sie den Tarif Professional, den Sie bei uns anfragen. Dann kostet jede Ihrer Einheiten 0,99 € im Monat inklusive MwSt.

  • Fest-, Staffel- und Indexmiete
  • Kaution mit Zahlungsstatus
  • Kündigung mit Fristvorschlag

Mietverwaltung ohne Aktenordner

Ein Mietverhältnis verbindet eine Einheit mit einem Mieter für einen Zeitraum. In immoflow erfassen Sie dazu Beginn und gegebenenfalls Ende, die Kaltmiete, die Vorauszahlungen für Betriebs- und Heizkosten, die Kaution und die Zahl der Personen im Haushalt. Die Personenzahl braucht später die Nebenkostenabrechnung, wenn Sie zum Beispiel Müll nach Personen verteilen.

Alle Angaben bearbeiten Sie in einem Panel am rechten Rand, ohne die Liste zu verlassen. Die organisationsweite Liste zeigt Mieter, Einheit, Mietzeit, Mietart, Gesamtmiete, Kaution und Status. Im Objekt finden Sie dieselben Mietverhältnisse im Tab „Mietverhältnisse“.

Ändert sich die Miete, tragen Sie den neuen Betrag mit einem Gültig-ab-Datum ein. Der alte Stand bleibt als Historie erhalten. So stimmen auch rückblickend die Soll-Mieten, und die Auswertungen rechnen mit den Beträgen, die zum jeweiligen Monat galten.

Mehr rund ums Mietverhältnis

Kautionsabrechnung, Übergabeprotokolle und Mietanpassungen finden Sie unter „Alle Funktionen“, in den Themen „Vermietung & Kaution“ und „Ein- und Auszug“.

Echte Ansichten aus der App

Mietverhältnisse im Überblick und im Detail

Eine Liste für alle Mieter

Die Liste zeigt alle Mietverhältnisse Ihrer Organisation mit Mieter, Einheit, Mietzeit, Mietart, Gesamtmiete, Kaution und Status. Laufende, gekündigte und beendete Verträge erkennen Sie am Status.
  • Suche nach Mieter und Einheit
  • Gesamtmiete aus Kaltmiete und Vorauszahlungen
  • Kaution mit Zahlungsstatus

Fristen und Zahlungen auf der Start-Ansicht

Was heute wichtig ist, sehen Sie auf der Start-Ansicht: Mieteingänge des Monats, Mietverhältnisse ohne Zahlung und offene Posten. Von dort führt jeder Hinweis direkt zur gefilterten Liste.
  • Mieten des Monats mit Soll und Eingang
  • Mietverhältnisse ohne Zahlung hervorgehoben
  • Zahlungserinnerung mit einem Klick vorbereiten
Start-Ansicht von immoflow: „Heute zu erledigen“ mit einem Knopf je Aufgabe, darunter Mieten des Monats, offene Posten und Leerstand (Beispieldaten) (Bild vergrößern)

Mieterwechsel mit Fahrplan

Nach einer Kündigung zeigt das Mietverhältnis alle Schritte bis zur Nachvermietung, jeweils mit Orientierungsdatum und einem Knopf, der direkt zur passenden Stelle führt. Was immoflow an Ihren Daten erkennt, hakt es selbst ab.
  • Kündigungsbestätigung, Übergabe, Zählerstände, Schlüssel
  • Kaution abrechnen mit Mängeln „Neu seit Einzug“
  • Nachvermietung und Wohnungsgeberbestätigung
Fahrplan Mieterwechsel im Mietverhältnis: als Nächstes die Kündigungsbestätigung, danach Übergabe, Zählerstände, Schlüssel, Kaution, Nachvermietung und Wohnungsgeberbestätigung (Demo-Daten)
Fahrplan Mieterwechsel im Mietverhältnis (Demo-Daten).

Funktionen

Alles rund um den Mietvertrag

Gut zu wissen

Fest-, Staffel- oder Indexmiete: was die Mietarten bedeuten

Bei einer Festmiete bleibt die Kaltmiete gleich, bis Sie sie nach den gesetzlichen Regeln anpassen, zum Beispiel bis zur ortsüblichen Vergleichsmiete. Bei einer Staffelmiete stehen die künftigen Erhöhungen mit Datum und Betrag schon im Mietvertrag (§ 557a BGB). Bei einer Indexmiete folgt die Miete dem Verbraucherpreisindex (§ 557b BGB); eine Änderung teilen Sie dem Mieter schriftlich mit.

immoflow speichert die Mietart am Mietverhältnis und jede neue Kaltmiete mit dem Datum, ab dem sie gilt. Für die Mitteilung an den Mieter gibt es in Briefe passende Vorlagen. Bei der Indexmiete sind die Indexwerte vorbelegt, und eine Prüfliste nennt die Voraussetzungen aus § 557b BGB. Ob eine Erhöhung im Einzelfall zulässig ist, hängt von Ihrem Mietvertrag ab; bei Zweifeln hilft eine Rechtsberatung.

Auch die Vorauszahlungen für Betriebs- und Heizkosten gehören zum Mietverhältnis. Nach einer Nebenkostenabrechnung schlägt immoflow neue Beträge vor. Sobald Sie sie festlegen und buchen, ändern sich die Sollstellungen ab dem gewählten Monat. Wie das genau abläuft, zeigt die Seite zur Nebenkostenabrechnung. Den Begriff Mietverhältnis erklärt das Glossar.

Praxisbeispiel

So läuft ein Mieterwechsel

  1. Schritt 1: Kündigung erfassen

    Eingangsdatum und kündigende Partei eintragen. immoflow schlägt das Mietende vor, Sie prüfen und übernehmen.

  2. Schritt 2: Fahrplan abarbeiten

    Der Fahrplan im Mietverhältnis führt durch Bestätigung, Übergabe, Zählerstände, Schlüssel und Kaution. Der nächste Schritt steht auch auf Start und unter Fristen.

  3. Schritt 3: Neues Mietverhältnis

    Für die Einheit ein neues Mietverhältnis mit Beginn, Miete, Vorauszahlungen und Kaution anlegen.

  4. Schritt 4: Abrechnen

    Bei der nächsten Nebenkostenabrechnung werden alter und neuer Mieter nach ihren Tagen im Zeitraum berücksichtigt.

Ausgezogene Mieter erreicht ein Brief an die alte Wohnung meist nicht. Deshalb fragt die Nebenkostenabrechnung im Schritt „Ergebnis“ nach der neuen Anschrift oder bietet den Versand per E-Mail an.

FAQ

Häufige Fragen

Welche Mietarten kann ich erfassen?

Festmiete, Staffelmiete und Indexmiete. Jede Änderung der Kaltmiete wird mit einem Gültig-ab-Datum gespeichert, sodass die Mietentwicklung als Historie sichtbar bleibt.

Prüft immoflow die Höhe der Kaution?

Bei Wohnraum weist immoflow darauf hin, wenn die Kaution mehr als drei Kaltmieten beträgt (§ 551 BGB). Das ist ein Hinweis, keine Sperre, und ersetzt keine Rechtsberatung.

Was passiert, wenn ein Mieter kündigt?

Sie tragen das Eingangsdatum und ein, wer gekündigt hat; beides wird gespeichert. immoflow schlägt ein Mietende nach den gesetzlichen Kündigungsfristen vor. Den Vorschlag prüfen Sie vor dem Übernehmen, Feiertage berücksichtigt er nicht. Danach zeigt das Mietverhältnis einen Fahrplan für den Mieterwechsel: Kündigungsbestätigung, Übergabe, Zählerstände, Schlüssel, Kaution, Nachvermietung und Wohnungsgeberbestätigung.

Zahlt ein Mieter immer erst Mitte des Monats. Muss ich ihn dann ständig mahnen?

Nein. Am Mietverhältnis stellen Sie den üblichen Zahlungstag ein (Tag 1 bis 28). Erinnerungen und Mahnvorschläge zählen erst ab diesem Tag. Für eine einzelne Verspätung setzen Sie die Mahnsperre „Nicht erinnern bis …“. Eine vereinbarte Ratenzahlung legen Sie mit „Ratenzahlung vereinbaren“ an; immoflow setzt auf Wunsch die Mahnsperre bis zur letzten Rate.

Was mache ich, wenn ein Mieter die Miete mindert?

Sie erfassen die Minderung im Mietverhältnis oder an der Schadensmeldung mit „Mietminderung erfassen“: Zeitraum, Betrag je Monat oder Prozent einer Bezugsgröße, die Sie wählen, und den Stand (geltend gemacht, anerkannt oder strittig). Der geminderte Betrag steht im Mietkonto und in den Offenen Posten als Minderung und zählt nicht als Rückstand. Ist die Minderung strittig, bleibt der volle Betrag offen, und auf Wunsch sperrt immoflow die Mahnungen. Ob und in welcher Höhe gemindert werden darf, prüft immoflow nicht.

Kann ich frühere Mieter nachtragen, zum Beispiel für die Nebenkostenabrechnung?

Ja. „Früheres Mietverhältnis nachtragen“ finden Sie im Objekt, in der Einheit und in der Nebenkostenabrechnung. Es entstehen keine Mieten und keine Kaution, die Kaltmiete ist optional. Stand die Einheit in der Zeit leer, erfassen Sie das als Leerstand.

Ich habe das Haus erst im laufenden Jahr gekauft. Ab wann zählen die Mieten?

Ab dem Tag, den Sie unter „Buchhaltung beginnt am“ eintragen. Offene Mieten davor fallen weg, bezahlte bleiben, der Monat selbst wird taggenau anteilig berechnet. Ändern oder löschen Sie das Datum, kommen die Mieten zurück. Vorauszahlungen aus der Zeit davor tragen Sie in der Nebenkostenabrechnung von Hand ein.

Wie hängen Mietverhältnis und Buchhaltung zusammen?

Aus Kaltmiete und Vorauszahlungen entstehen die monatlichen Sollstellungen. Eingehende Zahlungen ordnet die Buchhaltung diesen Sollstellungen zu, offene Beträge erscheinen als offene Posten.

Kann ich Mieterhöhungen schreiben?

Ja, über Briefe. Dort liegen Vorlagen für die Mieterhöhung nach Mietspiegel, die Indexmiete und die Mitteilung einer Mietstaffel. Bei der Indexmiete rechnet immoflow die neue Miete mit dem aktuellen Verbraucherpreisindex vor. Die Vorlagen sind Formulierungshilfen und keine Rechtsberatung.

Kann ich ein Mietverhältnis für Gewerbe oder einen Stellplatz anlegen?

Ja. Die Vertragsart unterscheidet Wohnraum, Gewerbe und Stellplatz. Bei Gewerbe mit Umsatzsteueroption berücksichtigt das später auch die Nebenkostenabrechnung. Auf Wunsch zeigt jede neue Sollstellung Netto, Umsatzsteuer und Brutto, und Sie erstellen im Mietverhältnis eine E-Rechnung.

Weitere Antworten: Mieterportal und Zugang für Mieter

Passende Funktionen und Ratgeber

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