Team, Sicherheit und Daten
Team einladen und Rollen vergeben
Unter Nutzer & Rollen laden Sie Partner, Mitarbeitende oder die Steuerberatung ein. Die Rolle bestimmt, was jemand sehen und ändern darf.
In immoflow: Einstellungen › Nutzer & Rollen
Schritt für Schritt
Einstellungen › Nutzer & Rollen öffnen und „Person einladen“ wählen.
E-Mail-Adresse und Rolle angeben: Admin, Mitarbeiter, Lesezugriff oder Steuerberater. Zum Inhaber ernennen Sie eine Person nach dem Beitritt.
„Einladung senden“ wählen. Die E-Mail geht automatisch raus. Zusätzlich können Sie den Link kopieren, er ist nur einmal sichtbar.
Die eingeladene Person meldet sich mit genau dieser E-Mail-Adresse an.
Sonderfälle
Steuerberatung soll nur lesen
Wählen Sie beim Einladen „Steuerberater“. Das ist Lesezugriff mit Enddatum: Daten ansehen, aber nicht ändern. Fragen zwischen Ihnen und Ihrer Steuerberatung laufen dann unter Buchhaltung › Rückfragen; mit „Frage an die Steuerberatung“ fragen Sie selbst, auch direkt am Umsatz, am Beleg, an einer Zeile der Anlage V oder im Jahres-Check.
Als Steuerberaterin mit mehreren Mandanten arbeiten
Nach der Anmeldung zeigt Start unter „Ihre Mandanten“ jeden Zugang mit Enddatum, „Öffnen“ wechselt in den Mandanten. Dort führt „Für die Steuerberatung“ zu Anlage V, Jahres-Check und DATEV-Export des Vorjahres. Das graue Band oben nennt den geöffneten Mandanten, Exportdateien tragen seinen Namen.
Rückfragen an den Mandanten
„Rückfrage stellen“ finden Sie in der Herkunft einer Anlage-V-Zeile, am Umsatz, am Beleg und an jedem offenen Punkt des Jahres-Checks. Der Mandant sieht die Frage unter Buchhaltung › Rückfragen und antwortet dort; erledigt markieren können Sie beide. Das ist das Einzige, was Sie mit Steuerberater-Zugang schreiben – Daten ändern kann nur der Mandant. Umgekehrt fragt der Mandant Sie an denselben Stellen oder allgemein unter Buchhaltung › Rückfragen; Sie antworten dort. „Rückfragen kopieren“ im Jahres-Check gibt es weiterhin für eine E-Mail.
Einladung kommt nicht an
Prüfen Sie die Schreibweise der E-Mail-Adresse. Wer den Link mit einer anderen Adresse öffnet, wird nicht aufgenommen.
Jemand verlässt das Team
Wählen Sie bei der Person „…“ › „Zugang deaktivieren“. Sie sieht und ändert dann nichts mehr, ihr Verlauf bleibt erhalten. Unter „Deaktiviert“ aktivieren Sie sie später mit der alten Rolle wieder oder entfernen sie endgültig.
Letzte Anmeldung und Zwei-Faktor prüfen
Inhaber und Admins sehen in der Liste je Person „Mitglied seit“, die letzte Anmeldung und ob die Zwei-Faktor-Anmeldung an ist. Andere Rollen sehen diese Angaben nicht.
Mitarbeiter sollen nichts ohne Kontoauszug als bezahlt markieren
Schalten Sie unter „Rechte der Mitarbeiter“ „Als bezahlt markieren ohne Bankumsatz“ aus. Mitarbeiter gleichen offene Posten dann nur mit Umsätzen aus dem Kontoauszug aus, bar bezahlte Posten markieren Inhaber und Admins.
Wer hat was geändert?
Der Tab „Aktivitäten“ zeigt Inhabern und Admins, wer Objekte, Mietverhältnisse, Buchungen, Zuordnungen, Nebenkostenabrechnungen oder Rollen geändert hat, mit Filter nach Person, Bereich und Zeitraum. Gespeichert werden nur die Namen geänderter Felder, keine Inhalte, und das für zwölf Monate.
Stand: 26.10.2026. Die Hinweise ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung.
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