WEG-Verwaltung
Wirtschaftsplan-Positionen importieren
Haben Sie den Wirtschaftsplan als Tabelle, etwa vom Vorjahr oder von der bisherigen Verwaltung, übernehmen Sie die Positionen in einem Schritt. Das geht nur in einen Plan im Entwurf, ein beschlossener Plan bleibt gesperrt. immoflow liest Excel (.xlsx, .xls), OpenDocument (.ods), CSV und PDF, auch eingescannt.
In immoflow: WEG-Verwaltung › Wirtschaftspläne › Plan › Positionen importieren
Schritt für Schritt
Den Wirtschaftsplan im Entwurf öffnen und im Tab „Positionen“ „Positionen importieren“ wählen. Oder unter Import & Export bei „WEG: Wirtschaftsplan-Positionen“ den Plan wählen.
Die Datei in das Feld ziehen oder „Datei auswählen“ klicken. Eine Vorlage bekommen Sie mit „Beispieldatei (.csv)“.
Unter „Zuordnen“ prüfen, welche Spalte welches Feld füllt: Position, Art, Jahresbetrag (oder getrennt Ausgaben und Einnahmen), Schlüssel, Aufteilung Heizkosten, Umlagefähig, Rücklage, Kategorie und Notiz. Nötig sind Position und ein Betrag.
„Weiter zur Prüfung“ wählen. Sie sehen jede Zeile mit Art, Betrag und Schlüssel, die Summe der Ausgaben und Einnahmen sowie Fehler und Hinweise.
„… Positionen übernehmen“ klicken. Der Plan rechnet das Hausgeld je Einheit neu, die Meldung bietet „Rückgängig“ an.
Ergebnis
Die Positionen stehen im Plan. Der Import steht unter Import & Export › Letzte Importe und lässt sich dort zurücknehmen und wiederherstellen, solange der Plan im Entwurf ist.
Sonderfälle
Schlüssel in der Datei
immoflow versteht MEA (auch „Miteigentumsanteile“), Fläche (auch „Wohnfläche“, „m²“), Einheiten (auch „je Einheit“), Verbrauch, Verbrauch Warmwasser (auch „Warmwasser“, „WW“) und Je Eigentümer (auch „Kopfprinzip“). Eine leere Zelle verteilt nach MEA, ein unbekannter Schlüssel ist ein Fehler.
Wirtschaftsplan als PDF oder Scan
Ziehen Sie den Plan der bisherigen Verwaltung als PDF in das Feld. immoflow liest ihn in Ihrem Browser, die Datei verlässt Ihren Rechner nicht. Gelesen werden Bezeichnung, Jahresbetrag (Gesamtbetrag der Gemeinschaft) und Verteilerschlüssel jeder Position. Steht im PDF auch der Einzelwirtschaftsplan je Einheit, nimmt immoflow ihn, weil er den Schlüssel nennt; ist er mehrfach gedruckt, liest immoflow alle Seiten und vergleicht die Ausdrucke. Die Positionen jedes Abschnitts müssen die Summe des Plans ergeben, sonst nennt immoflow die Differenz. Positionen mit 0,00 € entfallen. Eigene Schlüssel des Plans wie „NUTZER“ oder „SCHORNST“ sind gelb markiert: Wählen Sie MEA, Fläche, Einheiten, Verbrauch oder Je Eigentümer. Ein gelbes Feld, das stimmt, markieren Sie mit dem Haken als geprüft. Danach geht es mit „Weiter zur Zuordnung“ wie beim Excel-Import weiter.
Getrennte Spalten Ausgaben und Einnahmen
Steht der Betrag je nach Art in der Spalte „Ausgaben“ oder „Einnahmen“, ordnen Sie beide Spalten zu. Die gefüllte Spalte bestimmt die Art, die Spalte „Art“ brauchen Sie dann nicht. Hat eine Zeile in beiden Spalten einen Betrag, ist das ein Fehler: Teilen Sie sie in zwei Zeilen.
Heizkosten und Warmwasser mit Aufteilung
In der Spalte „Aufteilung Heizkosten“ geben Sie Grundkosten und Verbrauch an, etwa „30/70“, „70 %“ oder „30 % Grundkosten / 70 % Verbrauch“. Die größere Zahl ist der Verbrauch. Möglich sind 50/50, 45/55, 40/60, 35/65 und 30/70 (§ 7 und § 8 HeizkostenV), andere Werte sind ein Fehler. Die Aufteilung gilt nur bei einer Ausgabe mit dem Schlüssel „Verbrauch“ oder „Verbrauch Warmwasser“. Ist der Schlüssel leer, verteilt immoflow die Zeile nach Verbrauch, bei „Warmwasser“ in der Bezeichnung nach Verbrauch Warmwasser. Die Verbrauchswerte tragen Sie danach im Tab „Verteilerwerte“ ein.
Hausgeld oder Wohngeld als Einnahme
Das Hausgeld ergibt sich aus den Ausgaben. Zeilen wie „Hausgeld“ oder „Wohngeld“ als Einnahme hält der Import deshalb zurück. Nur wenn es wirklich eine sonstige Einnahme ist, schalten Sie „trotzdem als sonstige Einnahme übernehmen“ ein.
Zuführung zur Rücklage
In der Spalte „Rücklage“ den Namen der Rücklage eintragen oder „ja“, wenn das Objekt genau eine hat. Heißt die Position „Zuführung Erhaltungsrücklage“, verknüpft immoflow sie mit der einzigen Rücklage des Objekts. Die Rücklage legen Sie vorher unter Rücklagen an.
Position schon im Plan
Gleiche Bezeichnung und Art wie eine vorhandene Position: Die Zeile wird übersprungen. So können Sie eine korrigierte Datei erneut importieren.
Stand: 07.11.2026. Die Hinweise ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung.
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