Team, Sicherheit und Daten
Einladung senden, erneuern und zurückziehen
Die Einladung läuft in drei Schritten: Sie laden ein, die Person nimmt an, Sie behalten den Überblick. Welche Rolle wer bekommt, steht unter Team einladen und Rollen vergeben.
In immoflow: Einstellungen › Nutzer & Rollen
Schritt für Schritt
Einstellungen › Nutzer & Rollen öffnen und „Person einladen“ wählen.
E-Mail-Adresse und Rolle angeben. Unter „Weitere Angaben“ können Sie eine persönliche Nachricht für die E-Mail schreiben.
„Einladung senden“ wählen. Das Ergebnis meldet „E-Mail verschickt“ oder „E-Mail nicht verschickt“.
Bei Bedarf „Link kopieren“ und den Link selbst weitergeben. Er ist nur dieses eine Mal sichtbar.
Die Person öffnet den Link, meldet sich mit der eingeladenen Adresse an und wählt „Einladung annehmen“.
Ergebnis
Die Person arbeitet in Ihrer Organisation. In der Liste steht die Einladung als „Angenommen“.
Sonderfälle
Einladung nicht angekommen oder abgelaufen
Eine Einladung gilt 14 Tage. In der Liste wählen Sie bei der Einladung „…“ und dann „Erneut senden (neuer Link)“ oder „Neu einladen“.
Falsch eingeladen
Solange die Einladung offen ist, zieht „Einladung zurückziehen“ sie zurück. Wer den Link danach öffnet, sieht, dass sie zurückgezogen wurde.
Person ist mit einer anderen Adresse angemeldet
Dann zeigt die Seite einen Hinweis. Die Person meldet sich mit der eingeladenen Adresse an und öffnet den Link erneut.
Die eingeladene Person hat noch kein Konto
Öffnet sie den Link, steht auf der Anmelde- und der Registrierseite „Sie wurden von … eingeladen“ mit der Rolle und der eingeladenen Adresse. Sie registriert sich mit genau dieser Adresse und bestätigt sie über den Link in der Bestätigungs-E-Mail. Danach ist die Einladung angenommen und sie arbeitet direkt in Ihrer Organisation – ohne eigene leere Verwaltung und ohne den Einladungslink ein zweites Mal zu öffnen. Am besten öffnet sie den Bestätigungslink im selben Browser. Bestätigt sie auf einem anderen Gerät, zeigt immoflow nach der Anmeldung die offene Einladung; angenommen wird sie dann über den Link aus der Einladungs-E-Mail. Mit einer anderen Adresse wird die Einladung nicht angenommen.
Inhaber ernennen und Mitglieder entfernen
Zum Inhaber ernennen Sie eine Person nach dem Beitritt über ihre Rolle in der Liste. Im Menü „…“ beim Mitglied entfernen Sie es mit „Aus Organisation entfernen“.
Vertretung im Notfall: die Notfallmappe
Unter Alle Funktionen › Auswertungen & Steuer › Notfallmappe erstellen Inhaber und Admins ein PDF für Partner, Angehörige oder eine Vertretung: Objekte, Mieter mit Kontakt, Kautionen, Dienstleister, Versicherungen, Darlehen, Konten mit gekürzter IBAN und die Fristen der nächsten 90 Tage. Passwörter und Zugangsdaten stehen nicht darin; Zugang bekommt die Vertretung über eine eigene Einladung. Drucken Sie die Mappe aus, bewahren Sie sie sicher auf und erstellen Sie sie neu, wenn sich etwas ändert.
Stand: 31.10.2026. Die Hinweise ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung.
Lieber selbst ausprobieren?
In der Live-Demo sehen Sie die Software mit Beispieldaten, ganz ohne Registrierung.
Bis 25 Einheiten dauerhaft kostenlos, ohne Kreditkarte.