Mietverhältnis und Mieterwechsel
Übergabeprotokoll bei Ein- und Auszug
Das Übergabeprotokoll hält Zustand, Zählerstände, Schlüssel und Mängel bei Ein- oder Auszug fest. Sie können es direkt am Handy ausfüllen. Das PDF landet in Dokumente.
In immoflow: Alle Funktionen › Übergabeprotokolle
Schritt für Schritt
Alle Funktionen › Übergabeprotokolle öffnen und „Protokoll erstellen“ wählen. Aus dem Mietverhältnis starten Sie mit „Übergabeprotokoll (Einzug)“ oder „(Auszug)“ im Menü, Einheit und Art sind dann vorausgefüllt.
Im Schritt „Grunddaten“ Einzug oder Auszug, Einheit, Datum und Mieter prüfen.
Die Schritte „Räume“, „Zähler“, „Schlüssel“ und „Mängel“ durchgehen und Zustand, Stände und Mängel eintragen, auf Wunsch mit Fotos.
Beim Auszug erscheint der Schritt „Neu seit Einzug“. Er stellt Räume und Mängel dem Einzugsprotokoll gegenüber. Je Zeile wählen Sie „Unverändert“, „Neu“ oder „Verschlechtert“.
Im Schritt „Abschluss“ geben beide Seiten ihren Namen ein, unterschreiben mit Finger, Stift oder Maus im Feld „Unterschrift“ und bestätigen mit dem Häkchen. Dann „Abschließen“ wählen.
Im fertigen Protokoll „Per E-Mail senden“ wählen, die Adresse des Mieters prüfen und „Jetzt senden“ klicken.
Ergebnis
immoflow legt das PDF mit beiden Unterschriften in Dokumente ab und übernimmt die Zählerstände als Zählerstände des Zählers. Mit „Wieder öffnen“ in der Meldung lässt sich das Protokoll nachträglich ändern. Gesendete E-Mails stehen mit Datum und Empfänger im Protokoll.
Sonderfälle
Übergabe liegt in der Zukunft
Sie können das Protokoll vorbereiten. Bestätigen und Abschließen ist erst am Übergabetag möglich.
Unterschrift mit dem Finger
Das Feld „Unterschrift“ funktioniert auf Handy und Tablet mit dem Finger, am Computer mit der Maus. Die Unterschrift steht als Bild im PDF, zusammen mit Name, Datum und Uhrzeit. Es ist eine einfache elektronische Unterschrift, keine qualifizierte elektronische Signatur. Ohne Zeichnung reicht wie bisher der Name mit Häkchen. Ändern Sie das Protokoll nach der Unterschrift, werden beide Unterschriften entfernt.
Ohne Unterschrift abschließen
Fehlt eine Seite, bleibt „Ohne Unterschrift abschließen“ möglich. Das Protokoll kann später wieder geöffnet werden.
Per E-Mail an den Mieter
Die Adresse kommt aus dem Mietverhältnis und lässt sich ändern. Der Mieter erhält das PDF aus Dokumente als Anhang. Hat die Adresse E-Mails abbestellt oder ist sie gesperrt, sendet immoflow nicht; geben Sie das Protokoll dann auf Papier aus. An eine Adresse, die weder beim Mieter noch bei einem Kontakt hinterlegt ist, dürfen nur Inhaber und Admins senden.
Mangel und Kaution
Zu einer Zeile können Sie einen Betrag für die Kautionsabrechnung vorschlagen. Abgezogen wird erst, wenn Sie den Posten in der Abrechnung übernehmen. Normale Abnutzung müssen Mieter nicht ersetzen; prüfen Sie im Einzelfall.
Eigenes Begleitschreiben
Unter Einstellungen › Briefkopf hinterlegen Sie bei „Begleitschreiben zum Übergabeprotokoll“ einen eigenen Text. Platzhalter wie {{mieter.name}}, {{objekt.adresse}} und {{uebergabe.datum}} fügen Sie per Klick ein, immoflow füllt sie aus. Das PDF beginnt dann mit dem Schreiben, das Protokoll folgt auf der nächsten Seite. Ohne Text bleibt das PDF wie bisher. Verschickt wird nichts automatisch, nur wenn Sie „Per E-Mail senden“ wählen.
Eigene Einleitung und eigener Schlusstext
Unter Einstellungen › Briefkopf › „Texte im Übergabeprotokoll“ legen Sie eine Einleitung und einen Schlusstext vor den Unterschriften fest, mit denselben Platzhaltern wie beim Begleitschreiben. Ohne eigenen Schlusstext steht wie bisher der Standardsatz unter den Unterschriften.
Kein Einzugsprotokoll vorhanden
Dann gibt es den Schritt „Neu seit Einzug“ nicht. Das Auszugsprotokoll steht für sich.
Zähler wurde gewechselt
Im Schritt „Zähler“ schlägt immoflow nur aktive Zähler der Einheit vor. Der alte Zähler nach einem Zählerwechsel ist inaktiv und erscheint nicht. Brauchen Sie ihn doch, etwa für den Ausbaustand, schalten Sie „Inaktive Zähler zeigen“ ein und wählen „Übernehmen“. Schon gespeicherte Protokolle bleiben unverändert.
Stand: 13.11.2026. Die Hinweise ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung.
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