Nebenkostenabrechnung
Nebenkostenabrechnung erstellen: der Ablauf
Ein Assistent führt in sieben Schritten durch die Abrechnung: Zeitraum, Kosten, Schlüssel, Prüfen, Ergebnis, Versand und Buchen. Jeder Schritt speichert automatisch.
In immoflow: Nebenkosten › „Abrechnung starten“
Schritt für Schritt
„Nebenkosten“ öffnen. Die Übersicht zeigt je Objekt das Abrechnungsjahr und eine Fristampel. „Abrechnung starten“ wählen.
Die Startfragen zu Ihrer Situation beantworten (zum Beispiel Mieterwechsel oder Leerstand). immoflow zeigt danach die Liste der nötigen Unterlagen und nur die passenden Einstellungen.
Zeitraum: Objekt und Abrechnungsjahr wählen. Die Abrechnungsfrist wird angezeigt.
Kosten: Kosten aus Buchungen und Belegen übernehmen oder Rechnungen erfassen, je Kostenart nach § 2 BetrKV.
Schlüssel: je Position den Umlageschlüssel festlegen, Zählerstände und Heizkosten eintragen.
Prüfen: Kontrollsumme und Hinweise mit Rechtsquelle ansehen.
Ergebnis: je Mieter Nachzahlung oder Guthaben und neue Vorauszahlungen festlegen, PDF ansehen.
Versand und Buchen: per E-Mail versenden oder als versendet erfassen, danach Nachzahlungen und Guthaben als offene Posten buchen.
Ergebnis
Je Mietverhältnis eine prüffähige Abrechnung, abgelegt in Dokumente und als offener Posten in der Buchhaltung.
Sonderfälle
Vorher prüfen: der Jahres-Check
Unter Buchhaltung › Jahres-Check sehen Sie je Jahr und Objekt, was vor Nebenkostenabrechnung und Anlage V noch fehlt: Kontoauszüge bis zum Jahresende, nicht zugeordnete Umsätze, Belege, Ausgaben ohne Beleg, AfA-Angaben, offene Mieten, Zählerstände zum Stichtag, Wohnfläche oder Personen für einen Schlüssel und offene Mieterwechsel. Jeder Punkt führt direkt zur Stelle, an der Sie ihn erledigen, und hakt sich von selbst ab, sobald die Daten da sind. Der Check ändert nichts. Von Januar bis Mai erscheint er auch auf der Startseite. Was jeder Punkt bedeutet, steht im Artikel Jahres-Check.
Vorschau im laufenden Jahr
Unter Nebenkosten zeigt die Karte „Vorschau“ schon während des Jahres, ob voraussichtlich eine Nachzahlung oder ein Guthaben kommt: je Mieter „rund x €“ und die Summe aller Objekte. Gerechnet wird mit dem Rechenweg der Abrechnung: bereits gebuchte Kosten und Belege des Jahres, für noch fehlende Positionen der Betrag aus der letzten Abrechnung (wie bei „Wie letztes Jahr“), gegen die gezahlten und bis zum Jahresende fälligen Vorauszahlungen. Fehlen die Ablesewerte zum Jahresende, nimmt die Vorschau den Verbrauch des Vorjahres an. Was nur geschätzt ist, steht als „unsicher“ dabei. Die Vorschau ist eine Planungshilfe – keine Abrechnung und keine Grundlage für eine Anpassung der Vorauszahlung. Sie speichert nichts. Ab Oktober steht sie oben und offen, vorher zugeklappt am Ende der Übersicht.
Frist fast abgelaufen
Die Abrechnung muss dem Mieter innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Später sind Nachforderungen in der Regel ausgeschlossen. Achten Sie auf die Fristampel.
Erste Abrechnung ohne Buchungen
Bei einer leeren Abrechnung legt „Typische Positionen anlegen“ die üblichen Kostenarten an. Sie tragen dann nur noch die Beträge ein.
Abrechnungsjahr ist nicht das Kalenderjahr
Wählen Sie den Zeitraum passend zum Vertrag, zum Beispiel 01.07. bis 30.06. Er darf höchstens zwölf Monate umfassen.
Eigene Kostenart umbenennen
Ändern Sie den Namen einer eigenen Kostenart, fragt immoflow, ob offene Abrechnungen ihn übernehmen sollen. Abgeschlossene und schon verschickte Abrechnungen behalten den alten Namen. Mit „Als CSV herunterladen“ geben Sie die Liste Ihrer eigenen Kostenarten weiter.
Häufige Fragen
Muss ich Vorauszahlungen noch einmal eingeben?
Nein. Die Vorauszahlungen stammen aus den Mietverhältnissen, Ein- und Auszüge rechnet immoflow zeitanteilig.
Kann ich die Vorschau als Grund für höhere Vorauszahlungen nehmen?
Nein. Die Vorschau beruht auf unvollständigen Kosten und Vorjahreswerten. Eine Anpassung der Vorauszahlung richtet sich nach der fertigen Abrechnung; das machen Sie im Schritt „Ergebnis“ der Abrechnung.
Kann ich die Abrechnung unterbrechen?
Ja. Jeder Schritt wird gespeichert; beim nächsten Öffnen machen Sie dort weiter, wo Sie aufgehört haben.
Stand: 14.11.2026. Die Hinweise ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung.
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