Nebenkostenabrechnung
Zähler richtig anlegen
Wie Sie Zähler anlegen, entscheidet darüber, wer in der Nebenkostenabrechnung welchen Verbrauch zahlt. Die Grundregel: Ein Zähler gehört zu der Einheit, deren Verbrauch er misst. Ein Zähler ohne Einheit ist ein Allgemeinzähler für das ganze Haus. Hier finden Sie die typischen Fälle Schritt für Schritt.
In immoflow: Objekte › Zähler
Schritt für Schritt
Objekte › Zähler öffnen und „Zähler anlegen“ wählen.
Bei „Art“ den Zähler wählen, zum Beispiel „Kaltwasser“, „Warmwasser“, „Strom“ oder „Heizkostenverteiler“. Die „Zählernummer“ steht auf dem Typenschild.
Bei „Objekt“ das Haus und bei „Einheit“ die Wohnung wählen, deren Verbrauch der Zähler misst. Für einen Allgemeinzähler lassen Sie „Einheit“ leer.
Auf Wunsch bei „Aktueller Zählerstand“ den Stand und bei „Abgelesen am“ das Datum eintragen. Er wird als erste Ablesung gespeichert.
„Zähler anlegen“ wählen. Erfassen Sie danach zu Beginn und am Ende des Abrechnungszeitraums je einen Stand, siehe Zählerstände erfassen.
In der Abrechnung im Schritt „Schlüssel“ bei der Position, etwa Wasser, den Umlageschlüssel „Verbrauch“ wählen.
Darunter die „Zählerart“ prüfen. immoflow schlägt sie vor: bei Wasser/Abwasser „Kaltwasser“, bei Strom „Strom“, bei Gas „Gas“. Ist nichts gewählt, wählen Sie die Art selbst. Nur Zähler dieser Art liefern die Werte.
Im Abschnitt „Verbrauch je Mieter“ prüfen, ob jede Wohnung einen Wert hat. Die Spalte „Verbrauch und Quelle“ zeigt, woher er kommt, zum Beispiel „aus Zählerständen“. Fehlt ein Wert, tragen Sie Endstand minus Anfangsstand ein.
Ergebnis
Jeder Zähler hängt an der richtigen Einheit. Die Abrechnung verteilt die Kosten nach dem Verbrauch der Wohnungen. Ein Allgemeinzähler belastet keine einzelne Wohnung.
Sonderfälle
Gemeinsamer Zähler mit Unterzähler
Misst ein Zähler das ganze Haus und hängen weitere Zähler dahinter, legen Sie den Hauptzähler ohne Einheit an. Bei jedem Unterzähler wählen Sie unter „Weitere Angaben“ den „Hauptzähler“. Misst der Unterzähler eine Wohnung, wählen Sie auch die Wohnung als Einheit. Die Zählerliste zeigt Unterzähler eingerückt unter dem Hauptzähler. Verbrauchen sie zusammen mehr als der Hauptzähler, weist das Panel des Hauptzählers darauf hin. In der Abrechnung zählt jeder Zähler mit seinen eigenen Ständen.
Wohnung ohne eigenen Zähler (Differenzzähler)
Hat eine Wohnung keinen eigenen Zähler, lässt sich ihr Verbrauch als Rest ausrechnen: Hauptzähler minus alle Unterzähler. Dafür gibt es den Differenzzähler. Wie Sie ihn anlegen, steht in Zählerstände erfassen unter „Haupt-, Unter- und Differenzzähler anlegen“.
Außenwasser als Unterzähler und Vorwegabzug
1. Legen Sie den Außenwasserzähler mit der Art „Kaltwasser“ ohne Einheit an. Unter „Weitere Angaben“ wählen Sie den Hauswasserzähler als „Hauptzähler“ und als „Einbauort“ zum Beispiel „Garten“. 2. Erfassen Sie Stände zu Beginn und am Ende des Zeitraums. 3. Rechnen Sie die Kosten aus: Verbrauch des Außenwasserzählers mal Preis je m³ laut Wasserrechnung. Setzen Sie nur die Preise an, die für das Außenwasser wirklich anfallen. 4. Kürzen Sie im Schritt „Kosten“ den Betrag der Wasserposition um diesen Betrag. 5. Nutzen alle Mieter den Garten, legen Sie das Außenwasser mit „Position hinzufügen“ als eigene Position an und wählen Sie im Schritt „Schlüssel“ den Schlüssel laut Mietvertrag, etwa „Wohnfläche“. Nutzen nur Sie den Garten, tragen Sie es nicht ein; die Kosten bleiben bei Ihnen. Ohne diesen Vorwegabzug zahlen die Mieter das Außenwasser über ihren Wasserverbrauch mit. Welcher Schlüssel für das Außenwasser gilt, lassen Sie im Zweifel prüfen.
Ferienhaus oder Eigennutzung als eigene Einheit
Gehört zum Haus ein Ferienhaus oder eine Wohnung, die Sie selbst nutzen, legen Sie sie als eigene Einheit mit Wohnfläche an: Objekte › Objekt › Tab „Einheiten“ › „Einheit hinzufügen“. Ordnen Sie ihre Zähler dieser Einheit zu. Für Ihre eigene Nutzung legen Sie ein Mietverhältnis mit der Vertragsart „Eigennutzung“ an, siehe Selbst genutzte Einheit erfassen. Ohne Mietverhältnis zählt die Einheit als Leerstand. In beiden Fällen bleibt ihr Anteil bei Ihnen, nach Fläche wie nach Verbrauch. Fehlt die Einheit, verteilt die Abrechnung ihre Kosten auf Ihre Mieter.
Heizungsstrom als Betriebsstrom
Der Strom für Brenner, Pumpen und Regelung der Zentralheizung gehört zu den Heizkosten (§ 7 Abs. 2 HeizkostenV), nicht zum Allgemeinstrom. Legen Sie ihn im Schritt „Kosten“ mit „Position hinzufügen“ und der Kostenart „Heizung“ an, als Bezeichnung zum Beispiel „Betriebsstrom Heizung“. Über das Symbol „Weitere Angaben“ in der Zeile wählen Sie bei „Bestandteil der Heizkosten“ den Wert „Betriebsstrom“. Kommt der Strom über den Allgemeinstromzähler, kürzen Sie die Position „Allgemeinstrom“ um denselben Betrag, sonst zählt er doppelt. Den Anteil misst am besten ein eigener Zähler: Art „Strom“, ohne Einheit, mit dem Allgemeinstromzähler als „Hauptzähler“. Ohne eigenen Zähler lässt sich der Anteil nur schätzen; lassen Sie die Schätzung im Zweifel prüfen.
Ölheizung mit Anfangsbestand, Lieferungen und Endbestand
Für das Heizöl selbst legen Sie keinen Zähler an. Den Brennstoffbestand erfassen Sie in der Abrechnung: Im Schritt „Kosten“ öffnen Sie die Karte „Brennstoff-Bestand“, wählen „Bestandsrechnung“ und tragen „1. Anfangsbestand“, „2. Lieferungen im Zeitraum“ und „3. Endbestand“ ein. immoflow rechnet Anfangsbestand plus Lieferungen minus Endbestand. Damit die Heizkosten nach Verbrauch verteilt werden, brauchen die Wohnungen trotzdem Heizkostenverteiler oder Wärmezähler. Schritt für Schritt: Heizöl und Pellets nach Bestand abrechnen.
Wohnungsstrom mit eigenem Versorgervertrag
Hat Ihr Mieter einen eigenen Stromvertrag mit dem Versorger, gehört sein Strom nicht in die Nebenkostenabrechnung. Erfassen Sie dafür keine Kosten. Den Stromzähler der Wohnung können Sie trotzdem mit der Art „Strom“ und der Wohnung als Einheit anlegen, etwa für die Stände im Übergabeprotokoll oder für die Marktlokations-ID. In die Abrechnung gehört nur der Strom des Hauses, etwa für Treppenhaus und Außenlicht, mit der Kostenart „Allgemeinstrom“.
Heizkostenverteiler und Warmwasserzähler
Für die Heizkosten legen Sie je Heizkörper einen Zähler mit der Art „Heizkostenverteiler“ an oder je Wohnung einen Zähler „Wärme“, jeweils mit der Wohnung als Einheit. immoflow zählt alle Zähler einer Wohnung zusammen. Zähler der Art „Warmwasser“ gelten für den Warmwasseranteil der Heizkosten. Rechnet ein Messdienst ab, übernehmen Sie seine Werte, siehe Heizkosten vom Messdienst übernehmen.
Heizung ohne Verbrauchserfassung
Fehlen Heizkostenverteiler oder Wärmezähler, lassen sich die Heizkosten nur nach Wohnfläche verteilen. Die Heizkostenverordnung verlangt aber, dass der Verbrauch jeder Wohnung erfasst wird (§§ 4, 5 HeizkostenV). Ohne Erfassung dürfen Ihre Mieter ihren Anteil um 15 % kürzen (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV). Der Nebenkosten-Assistent weist im Schritt „Schlüssel“ darauf hin. Die Kürzung rechnet er auf Wunsch gleich ein, unter „Heizung und Warmwasser“ › „Sonderfälle“. Die Pflicht kann entfallen, etwa in einem Haus mit höchstens zwei Wohnungen, von denen Sie eine selbst bewohnen (§ 2 HeizkostenV), oder wenn die Erfassung technisch nicht möglich oder unverhältnismäßig teuer ist (§ 11 HeizkostenV). Bitte prüfen Sie Ihren Fall.
Mehrere Zähler auf einmal
In der Zählerliste wählen Sie Zähler mit Häkchen aus, oben „Alle auswählen“ nimmt alle, die Suche und Filter zeigen. In der Leiste unten exportieren Sie die Zählerstände der Auswahl als CSV (wieder einlesbar) oder archivieren die Zähler. Archivieren fragt vorher nach, meldet je Zähler das Ergebnis und lässt sich mit „Rückgängig“ zurücknehmen; die Zählerstände bleiben erhalten.
Gut zu wissen
- Legen Sie die Zähler an, bevor Sie die Abrechnung beginnen, und lesen Sie zum Stichtag ab. Das erspart Schätzungen.
- Ein falsch zugeordneter Zähler lässt sich ändern: Zähler in der Liste öffnen, „Angaben zum Zähler bearbeiten“ wählen, Einheit oder Hauptzähler korrigieren und „Angaben übernehmen“ wählen.
Häufige Fragen
Warum zahlen meine Mieter das Außenwasser mit?
Bei Verteilung nach Verbrauch teilt immoflow die Wasserrechnung im Verhältnis der Wohnungszähler auf. Das Außenwasser steckt dann im Preis je m³. Ziehen Sie es vorab ab, wie im Sonderfall „Außenwasser als Unterzähler und Vorwegabzug“ beschrieben.
Muss ich den Stromzähler meines Mieters anlegen?
Nein, für die Nebenkostenabrechnung brauchen Sie ihn nicht, wenn Ihr Mieter einen eigenen Stromvertrag hat. Sinnvoll ist er für die Stände beim Mieterwechsel.
Was passiert ohne Heizkostenverteiler?
Die Heizkosten werden nach Wohnfläche verteilt, und Ihre Mieter dürfen ihren Anteil um 15 % kürzen (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV). Ausnahmen nach § 2 und § 11 HeizkostenV prüfen Sie im Einzelfall.
Stand: 13.11.2026. Die Hinweise ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung.
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