Vermietung und Mieter-Service
Schaden bearbeiten bis zur Behebung
Unter Schadensmeldungen nehmen Sie Schäden mit Fotos auf und verfolgen sie bis zur Behebung. Dienstleister, Auftrag, Kosten, Aufgabe und Versicherung hängen am selben Eintrag.
In immoflow: Alle Funktionen › Schadensmeldungen
Schritt für Schritt
„Schaden melden“ wählen, entweder unter Alle Funktionen › Schadensmeldungen oder über „+ Neu“ › „Schadensmeldung“. „Was ist passiert?“, Objekt und Einheit eintragen und Fotos hinzufügen.
Priorität, Kategorie (zum Beispiel Sanitär, Elektrik, Heizung), „Behebung bis“ und Dienstleister festlegen. Zur Wahl stehen die Kontakte mit der Rolle „Dienstleister“.
Im geöffneten Schaden mit der Schaltfläche oben den Status weiterschalten: „Prüfung beginnen“, „Als zugewiesen markieren“, „Arbeit beginnen“, „Als behoben markieren“, „Abschließen“.
„Aufgabe anlegen“ erzeugt eine Aufgabe, die unter Aufgaben und im Fristenkalender erscheint.
„Auftrag erteilen“ wählen: Dienstleister, Leistungsbeschreibung (aus dem Schaden vorbelegt), genauen Ort, Ansprechpartner vor Ort, gewünschten Termin, Kostenrahmen und Fotos prüfen. Dann „Auftrag senden“ (E-Mail mit PDF) oder bei „Versand“ „Nur PDF erstellen“ wählen.
Im Tab „Verlauf“ sehen Sie alle Änderungen.
Sonderfälle
Was im Auftrag steht
Das PDF trägt Ihren Briefkopf, die Auftragsnummer (zum Beispiel A-3F9C2B), Objekt, Einheit, Ort, Ansprechpartner, Wunschtermin, Kostenrahmen und die Leistungsbeschreibung. Gewählte Fotos stehen auf den letzten Seiten, höchstens 6. Vertragsbedingungen enthält der Auftrag nicht. Eigene Bedingungen vereinbaren Sie direkt mit dem Dienstleister.
Telefonnummer des Mieters
Als Ansprechpartner schlägt immoflow den Mieter der Einheit vor, nur mit Namen. Seine Telefonnummer steht nur im Auftrag, wenn Sie „Telefonnummer des Mieters im Auftrag nennen“ anhaken. Leeren Sie das Feld, stimmt der Dienstleister den Termin mit Ihnen ab.
Versand und Ablage
Die E-Mail geht an die Adresse im Kontakt des Dienstleisters, das PDF hängt an. Es liegt auch unter Dokumente, den Versandstand sehen Sie unter Briefe. Hat die Adresse E-Mails abbestellt oder ist sie unzustellbar, versendet immoflow nicht. Der Auftrag ist dann trotzdem erteilt, das PDF schicken Sie auf anderem Weg. Ohne E-Mail-Adresse wählen Sie „Nur PDF erstellen“.
Stand des Auftrags
Im Schaden steht der Auftrag mit „Erteilt“, „Erledigt“ oder „Rechnung erhalten“, dazu der Versandstand. „Als erledigt markieren“ schließt die Arbeiten ab. „Rechnung zuordnen“ führt zum Auftrag beim Dienstleister, dort wählen Sie die Rechnung aus Ihren Belegen, siehe Aufträge eines Dienstleisters erfassen.
Kosten und Kostenträger
Erfassen Sie geschätzte und tatsächliche Kosten und den Kostenträger. Ob Mieter oder Versicherung haften, ist im Einzelfall zu prüfen. immoflow trägt nur ein, was Sie festlegen.
Versicherungsschaden
Ist der Kostenträger „Versicherung“ oder ein Versicherungsfall verknüpft, führt die Schaltfläche zu Versicherungen. Dort erfassen Sie den Schadensfall in der Police.
Mieter meldet per QR-Aushang
Die Meldung erscheint als Schaden mit dem Hinweis „Über den QR-Aushang gemeldet“, samt Ort und Kontakt. Mehr dazu unter QR-Schadensmeldung.
Behebung überfällig
Ist „Behebung bis“ überschritten und der Schaden nicht behoben, zeigt immoflow „Behebung überfällig“ und zählt ihn bei „Dringend“ und „Offen“ mit.
Stand: 14.11.2026. Die Hinweise ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung.
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