Belege per Foto erfassen: von der Rechnung zur Buchung

Jede Rechnung rund um Ihre Immobilie zählt doppelt: einmal für die Nebenkostenabrechnung und einmal für die Steuer. Wer Belege gleich bei Eingang erfasst, sucht im Frühjahr nicht nach Zetteln.

In immoflow fotografieren Sie eine Rechnung oder laden ein PDF hoch. Die KI liest die wichtigsten Angaben aus und macht einen Vorschlag. Sie prüfen ihn und bestätigen. Gebucht wird nichts ohne Ihre Bestätigung.

Was die KI vorschlägt

Aus dem Foto oder PDF erkennt immoflow Rechnungssteller, Datum, Betrag, Objekt, Kostenart und Leistungszeitraum. Der Beleg wechselt in der Liste von „Wird ausgelesen …“ auf „Prüfen“ oder „Bereit“. Fehlende Werte tragen Sie selbst ein. Passt die Adresse auf der Rechnung nicht zum gewählten Objekt, zeigt immoflow einen orangen Hinweis, damit nichts beim falschen Haus landet.

Danach ist der Beleg gebucht, abgelegt und für die Nebenkosten bereit. Die Zahlung ordnen Sie zu, sobald der Bankumsatz da ist. Ist die Rechnung noch nicht bezahlt, buchen Sie sie mit dem Schalter „Noch nicht bezahlt – als „offen“ buchen“.

Unterwegs am Handy

Sie müssen nicht am Schreibtisch sitzen. Öffnen Sie immoflow im Browser Ihres Handys, tippen Sie auf das Plus-Symbol und fotografieren Sie die Rechnung direkt beim Handwerker oder im Keller. Mehrere Seiten nehmen Sie als mehrere Fotos auf. Ohne Netz fotografieren Sie mit der Kamera-App und laden das Bild später über „Dateien wählen“ hoch. Die Zahlung verbinden Sie in Ruhe am Computer, sobald der Kontoauszug importiert ist (Beleg am Handy erfassen).

Worauf Sie beim Prüfen achten sollten

• Kostenart: Sie entscheidet, ob ein Betrag später in der Nebenkostenabrechnung auftaucht. Nur umlagefähige Kosten nach der Betriebskostenverordnung dürfen auf Mieter umgelegt werden.
• Reparatur und Wartung in einer Rechnung: Wartung ist in der Regel umlagefähig, Reparaturen sind es nicht. Tragen Sie den nicht umlagefähigen Anteil ein, damit nur der Rest in die Nebenkosten geht (Anteil abziehen).
• Leistungszeitraum: Eine Versicherung von Juli bis Juni gehört nur anteilig in ein Abrechnungsjahr. Mit dem Zeitraum kann die Abrechnung später zeitanteilig abgrenzen.
• Handwerkerleistungen: Achten Sie darauf, dass Arbeitskosten getrennt ausgewiesen sind. Die Nebenkostenabrechnung kann sie für die Steuerermäßigung der Mieter nach § 35a EStG ausweisen. Ob ein Betrag begünstigt ist, klärt im Zweifel Ihre Steuerberatung.

Wenn etwas nicht glatt läuft

• Unscharfes Foto: Fotografieren Sie neu und halten Sie das Handy ruhig. Fehlende Werte tippen Sie selbst ein.
• Vermutlich doppelt: Ist ein Beleg mit derselben Nummer schon erfasst, weist immoflow darauf hin. Verwerfen Sie den neuen oder wählen Sie „Trotzdem buchen“.
• Nicht automatisch ausgelesen: Ist die KI ausgelastet oder das KI-Guthaben aufgebraucht, bleibt der Beleg erhalten. Lesen Sie ihn später erneut aus oder erfassen Sie ihn von Hand (Hilfe dazu).
• Dateien: Angenommen werden PDF-Dateien und Fotos (JPG, PNG, WebP) bis 20 MB und PDFs bis 30 Seiten. iPhone-Fotos im HEIC-Format laden Sie als JPG hoch (so geht es).

In der Nebenkostenabrechnung übernehmen Sie bestätigte Belege später mit „Aus Belegen übernehmen“, statt Beträge abzutippen. Wie das zusammenläuft, zeigt der nächste Ratgeber: Nebenkostenabrechnung in 30 Minuten.

Stand: 14.11.2026. Die Hinweise ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung.